Integritetspolicy
hur K-Fast behandlar dina personuppgifter (F)
F.1 När du söker lägenhet/lokal hos oss
Vid en intresseanmälan och när vi överväger att skriva hyresavtal (potentiella hyresgäster/deras kontaktpersoner samt medsökande och medföljande på visningar)
F.1.a När du gör en intresseanmälan
Intresseanmälan: bostadslägenheter, lokaler och p-platser/garage (hyresobjekt)
| Ändamål |
| 1. Förmedla och fördela lediga hyresobjekt samt administrera intresseanmälningar. 2. När vi lämnat avslag till uthyrning avseende ett visst hyresobjekt som vi övervägt att erbjuda dig att hyra: bevissäkring för att vi ska kunna försvara oss emot rättsliga anspråk avseende diskriminering. |
| Behandlingar som utförs av uppgifterna |
| Insamlas vid en intresseanmälan och lagras. Används vid förmedling och fördelning av lediga objekt samt vid administration av intresseanmälningar. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privatperson (inkl. eventuell medsökande som ska stå på kontraktet (bostadslägenheter och p-platser/garage): Namn, personnr., kontaktuppgifter, sysselsättning, årsinkomst, antalet medlemmar i hushållet, önskemål om boendet (antal rum, våningsplan)/p-platsen (typ, storlek etc.) samt sökt stad och område. Enskild näringsidkare/Kontaktperson företag (lokaler och p-platser/garage):Namn, företag, kontaktuppgifter, person/org.nr. (om enskild näringsidkare), sysselsättning, önskemål om lokalen /p-platsen (typ, storlek etc.) samt sökt stad och område. För ändamål 2 (privatperson/enskild näringsidkare) även: När vi beslutat att neka dig att hyra visst objekt som vi först övervägt att erbjuda dig vårt skäl till avslag. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att hyra ut och fördela lediga objekt samt att kunna försvara oss mot påståenden om diskriminering. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Om du/ditt företag ingår ett hyresavtal med oss gallras uppgifterna från listan över sökande vid avtalsingåendet. Annars gallras dina uppgifter efter tolv (12) månader (om inte anmälan förnyas).Om du får avslag avseende ett visst hyresobjekt, eller tackar nej till ett erbjudande, tar vi bort uppgifterna ur hyreskön. Om du så önskar kan dock uppgifterna kvarstå i kön när du tackat nej, eller fått avslag av ekonomiska skäl, avseende ett specifikt objekt.Vid ett avslag till uthyrning av ett objekt som vi först övervägt att erbjuda dig sparas dock uppgifterna om vårt avslag och skälen därför jämte relevant underlag som motiverar avslaget för bevissäkringsändamål (ändamål 2) och gallras två (2) år efter vårt avslagsbeslut. |
Marknadsföring via e-post
| Ändamål |
| Marknadsföring av vårt lägenhetsbestånd. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas vid en intresseanmälan och lagras. Används för att skicka ut e-post med marknadsföringsmaterial. |
| Kategorier av personuppgifter |
| E-postadress. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är ditt samtycke. Du har rätt att fritt återkalla detta samtycke, med verkan för framtiden.Din e-postadress gallras (för marknadsföringsändamål) om du återkallar ditt samtycke.Om du/ditt företag ingår ett hyresavtal med oss gallras uppgifterna vid avtalsingåendet. Annars gallras dina uppgifter efter tolv (12) månader (om inte anmälan förnyas), eller om vi får anledning att misstänka att e-postadressen upphört. |
F.1.b När vi överväger att erbjuda dig ett visst hyresobjekt
Visning av lägenheter
| Ändamål |
| Genomföra visningar. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas när du/sökanden tackat ja till att komma på visning och lagras. Skrivs ut och används i samband med visning. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privatperson (inkl. medsökande som ska stå på kontraktet), medföljande, enskild näringsidkare och/eller kontaktperson: Visningsobjekt, namn (anmälda deltagare), kontaktuppgifter. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att genomföra visningar av lägenheter. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Gallring sker efter genomförd visning. |
| Övrigt |
| Uppgifter om en medföljande kan komma från sökanden. |
Hantering av anställningsavtal och annat skriftligt underlag i uthyrningsprocessen, t.ex. kreditupplysningar
| Ändamål |
| 1: Fastställande av din betalningsförmåga och/eller personliga lämplighet som hyresgäst, utifrån de krav som vi uppställer i vår uthyrningspolicy.Om objektet är en studentlägenhet: Säkerställa att du är student. 2: När vi gett dig avslag till uthyrning avseende ett visst hyresobjekt som vi övervägt att erbjuda dig att hyra/nekat dig att komma på visning utifrån en kreditupplysning: bevissäkring av underlag som motiverar vårt beslut för att vi ska kunna försvara oss emot rättsliga anspråk avseende diskriminering. |
| Behandlingar som utförs |
| Underlaget samlas in inför vårt beslut om vi ska erbjuda dig att hyra ett visst objekt, när du tackat ja till objektet, och lagras. Kreditupplysning kan även inhämtas inför vårt beslut om vi ska erbjuda dig visning av ett visst objekt. Underlaget används vid vår kontroll av din betalningsförmåga och lämplighet som hyresgäst hos oss, utifrån de krav vi uppställer i vår uthyrningspolicy. Uppgifter i studieintyg används vid kontroll av att du som vill hyra en studentlägenhet är student.Vi meddelar dig om du nekas att hyra ett objekt med anledning av inhämtat underlag, eller om du nekas att komma på visning på grund av en inhämtad kreditupplysning. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privatperson (inkl. medsökande som ska stå på kontraktet)/enskild näringsidkare: Namn, person-/org.nr., sådana uppgifter som framgår av kreditupplysning/utdrag från Kronofogdemyndigheten. Privatperson (inkl. medsökande som ska stå på kontraktet) även: Sådana uppgifter som framgår av anställningsavtal/anställningsbevis/anställningsintyg, lönespecifikation, slutskattebesked, ev. bankutdrag, ev. köpebrev etc. fast egendom, skriftliga omdömen/referenser, samt övrigt underlag som lämnas till oss. Därtill uppgifter i studieintyg för studentlägenheter. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att fastställa din betalningsförmåga och övriga lämplighet som hyresgäst samt att kunna försvara oss mot diskrimineringspåståenden. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Underlaget gallras vid avtalsingåendet för dig som ingår avtal med oss, eller om du tackar nej till hyresobjektet. Om du ingår avtal med oss om en studentlägenhet bevaras dock studieintyg tills nästkommande kontroll av att du är student.Kreditupplysningar och ev. utdrag från Kronofogdemyndigheten används aldrig senare än tre (3) månader efter inhämtandet, varför vi kan komma att hämta in detta igen om uthyrningsprocessen drar ut på tiden. Om vi dock beslutar att a) inte erbjuda dig visning på grund av en inhämtad kreditupplysning, eller b) ger dig avslag till att hyra ett objekt som vi först övervägt att erbjuda dig sparas dock relevant underlag som motiverar vårt beslut för bevissäkringsändamål (ändamål 2) och gallras två (2) år efter vårt avslagsbeslut. |
| Övrigt |
| Vi hämtar själva in kreditupplysningar (via en privat aktör som hämtar uppgifterna ur allmänna källor) när vi bedömer att en uthyrning kan komma bli aktuell, och/eller inför en uthyrning, varvid vi lämnar ut uppgifter om din identitet från intresseanmälan till kreditupplysningsföretaget, som ger oss uppgifter om din kreditvärdighet. Övrigt underlag lämnar du/din medsökande. |
Referenstagning (bostadslägenheter)
| Ändamål |
| 1. Fastställande av din betalningsförmåga och personliga lämplighet som hyresgäst, utifrån de krav som vi uppställer i vår uthyrningspolicy. 2. När vi gett dig avslag till uthyrning avseende ett visst hyresobjekt som vi övervägt att erbjuda dig att hyra: bevissäkring av underlag som motiverar vårt beslut för att vi ska kunna försvara oss emot rättsliga anspråk avseende diskriminering. |
| Behandlingar som utförs |
| Samlas in inför vårt beslut om vi ska erbjuda dig att hyra ett visst objekt, när du tackat ja till objektet. och lagras. Används vid vår kontroll av din ekonomiska och övriga lämplighet som hyresgäst hos oss, utifrån de krav vi uppställer i vår uthyrningspolicyVi meddelar dig om du nekas att hyra ett objekt med anledning av uppgifterna. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privatperson (inkl. medsökande som ska stå på kontraktet): Namn, relation till referenspersonen och uppgifter från referenspersonen om den sökandes lämplighet. Referenspersonen: Namn och kontaktuppgifter |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att säkerställa den sökandes lämplighet som hyresgäst samt att kunna försvara oss mot diskrimineringspåståenden. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Underlaget gallras vid avtalsingåendet för dig som ingår avtal med oss eller när du tackar nej till hyresobjektet. Om vi nekar dig att hyra det aktuella objektet sparas relevant underlag som motiverat vårt avslagsbeslut för bevissäkring (ändamål 2) under 2 år efter dagen för beslut om nekad uthyrning. |
| Övrigt |
| Uppgifterna om din lämplighet som hyresgäst kommer från referenspersonen. Vi lämnar ut ditt namn till referenspersonen.Uppgifterna om dig som är referensperson kommer från sökanden. |
F.2 När du hyr hos oss m.m.
När du/ditt företag hyr bostadslägenhet, lokal eller p-plats/garage hos oss samt vissa anknutna processer (hyresgäster, medboende, ev. kontaktpersoner till hyresgäster, borgensmän samt personer som önskar överta lägenheten, eller hyra den i andra hand, eller som hör av sig till vår kundtjänst).
F.2.a När vi ingår hyresavtal
Avtalsingående och avtalsfullgörelse
| Ändamål |
| 1. Ingå hyresavtal samt administrera och säkra fullgörelsen av hyresavtalet (fr.a. tillhandahålla hyresobjektet och även i övrigt fullgöra uthyrningen, hantera hyresgästens synpunkter och ta kontakt ang. avtalsfullgörelsen). Därtill säkerställa att du är den du utger dig för att vara. För kontaktperson även: säkra din behörighet att företräda företaget. 2. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. (Avser dock ej kontaktpersoner som inte upptas i hyreskontraktet.) 3. Ev. utlämnande till extern förvaltning: outsourca fastighetsförvaltningen. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas vid avtalsförhandling/-signering (uppgift om kontaktperson som inte signerar kontraktet kan även inhämtas senare.) och lagras. Används när avtal ingås, och vid kontakt med hyresgästen angående avtalet (bl.a. ang. tillträde, betalning, hyreshöjningar, hyresobjektet etc.). Därtill vid fullgörelse av våra åtaganden enligt avtalet och säkerställande av att hyresgästen fullgör sina. Uppgifterna används även vid upprättande av boende-/hyresgästlista till trappuppgångar och brevlådor (endast bostadshyresgäster och enskilda näringsidkare), Därtill vid ID-kontroll vid avtalssignering samt (för kontaktperson) kontroll av behörighet. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privathyresgäst:Bostad: Namn, personnummer, nuvarande adress (vid avtalsingåendet) och andra kontaktuppgifter. Hyresvärd och aktuell lägenhet/hyresobjekt (adress, lägenhetsnummer etc.), ändamålet med förhyrningen (t.ex. att bostadslägenhet), hyresobjektets omfattning och egenskaper/utrustning samt hyrestid. Uppgifter avseende hyran, om ev. separat debitering och ev. deposition. Uppgift om hyresvärden får lov att använda reservnyckel. Ev. uppgift om parkerings-/garageplats med nr. Uppgift om ev. städningsåtaganden av allmänna utrymmen, samt beställning av tillval såsom tv-kanaler. Därtill uppgift om huruvida legitimerat sig vid avtalsingåendet samt uppgifter i ev. ID-kopia.P-plats/garage: Namn, personnummer och kontaktuppgifter. Hyresvärd och hyresobjekt (adress och parkeringsplats-/garageplatsnummer etc.). Registreringsnummer och antal fordon.Hyrestid samt uppgifter avseende hyran. Enskild näringsidkare:Lokal: Namn, kontaktuppgifter, personnummer/org.nr enskild firma, företag/verksamhet och om momspliktig verksamhet samt behörighet/roll. Hyresvärd, hyresobjekt, hyrestid samt hyran jämte andra avgifter. Ev. uppgift om parkerings-/garageplats med nr. Därtill uppgift om huruvida legitimerat sig vid avtalsingåendet samt uppgifter i ev. ID-kopia.P-plats/garage: Namn, personnummer/org.nr, kontaktuppgifter, företag/verksamhet samt behörighet/roll. Hyresvärd och hyresobjekt (adress och parkeringsplats-/garageplatsnummer etc.). Registreringsnummer och antal fordon. Hyrestid samt uppgifter avseende hyran. Kontaktperson företag:Lokal/p-plats/garage: Namn, kontaktuppgifter arbetsgivare/företag och behörighet/roll (samt ev. fullmakt). Därtill uppgift om huruvida legitimerat sig vid avtalsingåendet samt uppgifter i ev. ID-kopia. Aktuell lokal/ parkerings-/garageplats och ev. uppgift om att beställare. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Privathyresgäst/enskild näringsidkare: behandlingen grundas på att du önskar ingå hyresavtal med oss och därefter på avtalet. Kontaktperson: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att ingå hyresavtal och sköta kontakten med vår avtalsmotpart under avtalsfullgörelsen, genom en/flera behöriga kontaktpersoner. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Personuppgifterna behandlas inte för ändamål 1 efter avslutat hyresförhållande. Ev. kopia på ID-handling gallras omgående efter avtalsingåendet. Uppgifter om kontaktperson som upphört vara kontaktperson, och som inte ingått avtal/omnämns i avtalshandlingar, gallras när kännedom uppkommer därom. Personuppgifterna gallras (för de aktuella ändamålen) två (2) år efter utflytt. |
| Övrigt |
| I vissa fall hanteras våra lägenheter av ett externt fastighetsbolag, varvid vi (under hyresförhållandet) kan komma att lämna ut ovanstående uppgifter till dem. Det externa förvaltningsbolaget är då personuppgiftsansvarigt för sin personuppgiftsbehandling, och du kan vända dig dit med frågor om hur de behandlar dina personuppgifter. Vårt utlämnande av uppgifterna sker för ändamålet (3) att outsourca fastighetsförvaltningen och sker med stöd av en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna anlita en underentreprenör att sköta den tekniska och/eller ekonomiska förvaltningen av våra fastigheter. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. |
Medboende (som inte är avtalspart)
| Ändamål |
| Upprätta namnskyltar/listor för posthantering/besökare samt möjliggöra kontakt med viktig information ang. boendet och vid nödsituationer. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid upprättande av boendelista (till trappuppgångar/brevlådor) samt i undantagsfall vid nödsituationer eller vid kontakt med viktig information angående boendet. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, kontaktuppgifter. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att i situationer som de aktuella kunna ta kontakt med dig som medboende. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras vid utflytt. |
| Övrigt |
| Uppgifter om dig som är medboende kan komma från vår hyresgäst. I vissa fall hanteras våra lägenheter av ett externt fastighetsbolag, varvid vi (under tiden du bor hos oss) kan komma att lämna ut ovanstående uppgifter till dem. Det externa förvaltningsbolaget är då personuppgiftsansvarigt för sin personuppgiftsbehandling, och du kan vända dig dit med frågor om hur de behandlar dina personuppgifter. Vårt utlämnande av uppgifterna sker för ändamålet (2) att outsourca fastighetsförvaltningen och sker med stöd av en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna anlita en underentreprenör att sköta den tekniska och/eller ekonomiska förvaltningen av våra fastigheter. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Det finns ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Om du inte gör det kan vi dock inte ta med dig i boendelistor eller kontakta dig med viktig information/i en nödsituation. |
F.2.b Under hyresförhållandet – allmänt
Nyckel-/tagghantering och nyckelkvittens
| Ändamål |
| 1. Nyckelhantering/-administration samt användning av elektroniska lås. 2. För att utreda och åtgärda störningar i boendet/inbrott (loggning). |
| Behandlingar som utförs |
| Samlas in vid utlämnande av nyckel/tagg och av elektroniska lås vid in-/utpasseringsamt lagras (grunduppgifter samlas in vid avtalsingåendet). Används vid administration av nycklar/taggar och kvittenshantering, inkl. vid kontroll av mottagarens behörighet. Därtill av elektroniska lås för passage/loggning (taggar). |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privathyresgäst (bostad/p-plats)/enskild näringsidkare:Namn, lägenhets-/lokalnummer och adress samt kvittens av nyckel/tagg. Ev. taggnummer samt information om när taggen använts (in/utpassering)Kontaktperson företag:Namn, företag och lokal ev. uppgift om behörighet/roll. samt kvittens av nyckel/tagg. Ev. taggnummer samt information om när taggen använts (in/utpassering) |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Privathyresgäst/enskild näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är för ändamål 1 hyresavtalet. För ändamål 2 (loggning) är den rättsliga grunden en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att arbeta förebyggande mot störningar/inbrott. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Kontaktperson: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att administrera tillgången till våra fastigheter och nycklar under avtalsförhållandet samt att arbeta förebyggande mot störningar/inbrott. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Kvittenser/nyckellistor: uppgifterna gallras inom en (1) månad efter avflyttning, under förutsättning att nyckeln återlämnats. Annars sker gallring två (2) år efter utflytt.Loggar: uppgifterna gallras efter två (2) veckor.(Om fråga om ett rättsligt anspråk/polisanmälan uppkommer hanteras relevanta uppgifter enligt processen för rättsliga anspråk.) |
| Övrigt |
| Det finns inget krav i lag eller avtal med oss på att du kvitterar nycklar/taggar, eller använder taggar för elektronisk låshantering, och du är således inte skyldig att göra det. Vi kommer dock inte att lämna ut några nycklar/taggar till dig om du inte kvitterar mottagandet och du kommer inte kunna använda elektroniska lås om du inte använder taggen (vilket i förekommande fall kommer innebära att du inte kan passera). |
Hantering av borgensmän och/eller andra säkerheter
| Ändamål |
| 1. Säkerställa hyresgästens betalningsförmåga genom att låta tredjeman gå i borgen för hyresgästen, bedömning av borgensmannens betalningsförmåga och säkerställande av hans/hennes identitet samt administration av borgensåtagandet. Alternativt säkerställa hyresgästens betalningsförmåga genom att pröva och låta hyresgästen ställa annan säkerhet (pant etc.) 2. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Därtill rikta ersättningskrav mot borgensmannen. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas inför avtalsförhandling/signering och vid ny säkerhet samt lagras. Används vid bedömning av potentiell borgensmansbetalningsförmåga samt vid ingående och administration av borgensåtagandet, inkl. vid ID-kontroll vid ingåendet. Används även vid krav mot borgensmannen. Därtill vid bedömning av om annan säkerhet (än borgen) kan godtas, samt vid ingående och administration av avtal därom. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Borgensman:Namn, personnummer, kontaktuppgifter, borgensåtagandets omfattning och hyresgäst (gäldenär). Uppgift om huruvida legitimerat sig vid avtalsingåendet samt uppgifter i ev. ID-kopia Underlag för borgensmannens kreditvärdighet: Arbetsgivarintyg/anställningsavtal, kreditupplysning och ev. annat underlag från de enskilda. Bostadshyresgäst/enskild näringsidkare:Namn, person-/org.nummer, kontaktuppgifter, hyresvärd och hyresobjekt. Borgensåtagandets omfattning och borgensman, alternativt uppgift om annan (tänkt eller ställd) säkerhet. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Borgensman: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att pröva om en säkerhet kan godtas samt låta någon lämna ett borgensåtagande samt administrera detsamma och ev. anspråk som uppkommer. Du som är/föreslås som borgensman har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Bostadshyresgäst/enskild näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är antingen din förfrågan om att ingå avtal med oss, eller vårt avtal om att du löpande ska ha en godtagbar säkerhet för dina åtaganden under hyresavtalet.Personuppgifterna gallras två (2) år efter hyresgästens utflytt. |
| Övrigt |
| Uppgifter om (den tänkta) borgensmannen kan komma från hyresgästen. Uppgifter om borgensmannens identitet lämnas ut för kreditprövning, varvid uppgifterna om kreditvärdighet kommer från kreditupplysningsföretaget. Det är helt frivilligt för dig som är (tilltänkt) borgensman att lämna dina uppgifter till oss, men om du inte gör det kan vi inte godta dig som säkerhet. Det är helt frivilligt för dig som vill hyra hos oss att ställa säkerhet, men om du inte gör det kan vi komma att neka dig att hyra hos oss. Däremot följer det av hyreslagen att du efter uppmaning från oss måste ställa ny säkerhet, om den du ställt försämras. I så fall måste du ställa ny säkerhet och lämna uppgifter om den, annars kan ditt hyresavtal komma att sägas upp. |
Studentlägenheter; kontroll av att du alltjämt är student
| Ändamål |
| 1. Säkerställa att du som hyr en studentlägenhet fortsatt är student. 2. Därtill att kunna uppvisa för kommuner och andra myndigheter att studentlägenheter som vi erhållit bidrag eller subventioner för från kommunen/myndigheten enbart hyrts ut till studenter. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas (stickprovsvis) och lagras. Används vid kontroll av att du fortsatt är student. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Uppgifter i studieintyg eller liknande underlag. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| 1. Den rättsliga grunden för behandlingen är avtalet för studentbostadshyresgäster. 2. Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt befogade intresse att kunna uppvisa underlag på att vi inte missbrukar offentligt understöd. Du har rätt att invända mot denna avvägning.Uppgifterna i ett intyg gallras när nytt intyg inhämtats. Om hyresförhållandet upphör sker gallring först två (2) år efter utflytt. |
| Övrigt |
| Vi kan komma att lämna ut uppgifterna till kommun/myndighet som beviljat oss någon form av offentlig subvention för studentlägenheter (för ändamål 2 ovan).Du som hyr en studentlägenhet måste i enlighet med ditt hyresavtal lämna ett aktuellt studieintyg till oss, när vi begär det. Om du inte gör det (eller om det framgår av intyget att du inte längre är student) kan vi komma att säga upp ditt hyresavtal. |
F.2.c Hyran mm
Avisering och fakturering
| Ändamål |
| Hantera hyresavisering och fakturering samt säkerställa betalning av fordringar. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid avisering/fakturering.(Uppgifterna kan även komma att användas vid indrivning, se nedan.) |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privathyresgäst (bostad/p-plats) /enskild näringsidkare: Namn, adress, aktuell lägenhet samt vem som är hyresvärd. Uppgift om hyresperiod/tillval/vad fakturan annars avser (skador etc.) samt belopp. Uppgift om betalning skett eller inte. För p-platser/garageplatser även fordons reg.nr. Ev. påminnelseavgift. Borgensman: Namn, adress, aktuellt borgensåtagande samt krävt belopp. Därtill uppgift om betalning skett eller inte. Kontaktperson företag (”er referens”): Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Privathyresgäst/enskild näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är hyresavtalet. Borgensman: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kräva betalning enligt borgensåtagande. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Kontaktperson: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att enkelt sköta kontakten med vår avtalsmotpart genom en/flera kontaktpersoner, för att fullgöra avtalsförhållandet. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Gallring sker två (2) år efter rättidig betalning av faktura. |
| Övrigt |
| De grundläggande uppgifterna samlas in när vi ingår avtal; se där för frågan om du måste lämna dessa uppgifter. |
Momshantering
| Ändamål |
| Momshantering (för hyresgäster i fastigheter som omfattas av frivillig skattskyldighet). |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används för redovisning/betalning av moms. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Enskild näringsidkare: Namn, personnr/org.nr, uppgift om huruvida bedriver momspliktig verksamhet |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är vår rättsliga förpliktelse (att redovisa och betala moms). Personuppgifterna gallras när hyresförhållandet avslutats och all moms redovisats till Skatteverket. |
| Övrigt |
| Uppgifterna kommer från dig eller från allmänna källor (momsregistret, ev. genom förmedling av privata aktörer). Uppgifterna lämnas ut till Skatteverket.I vissa fall hanteras våra lägenheter av ett externt fastighetsbolag, varvid vi (under tiden du bor hos oss) kan komma att lämna ut ovanstående uppgifter till dem. Det externa förvaltningsbolaget är då personuppgiftsansvarigt för sin personuppgiftsbehandling, och du kan vända dig dit med frågor om hur de behandlar dina personuppgifter. Vårt utlämnande av uppgifterna sker för ändamålet (2) att outsourca fastighetsförvaltningen och sker med stöd av en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna anlita en underentreprenör att sköta den tekniska och/eller ekonomiska förvaltningen av våra fastigheter. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Det följer inte av lag eller avtal med oss att du måste lämna de aktuella uppgifterna till oss, och du är således inte skyldig att göra så. Däremot är det ett krav för att vi ska ingå avtal med dig som är enskild näringsidkare (när den aktuella fastigheten omfattas av frivillig skattskyldighet) att du gör så. |
Bokföring/revision
| Ändamål |
| 1. Bokföring/revision. 2. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk i samband med efterbeskattningsärenden. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid bokföring/revision. |
| Kategorier av personuppgifter |
| De uppgifter som redogörs för ovan under: – Avisering och fakturering (hyresavier och fakturor, samt uppgift om betalning skett) – Momshantering – Avtalsingående och avtalsfullgörelse (hyresavtal)(Se ovan för mer information om vilka dessa uppgifter är och om du måste lämna dem till oss etc.) |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen för bokföringsändamål (1) är vår rättsliga förpliktelse avseende bokföring och revision. Den rättsliga grunden för behandlingen för bevissäkringsändamål (2) är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna föra bevisning om Skatteverket inleder en efterbeskattningsprocess. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Gallring sker efter sju (7) år i enlighet med bokföringslagens krav. |
F.2.d Lägenhetens skick och störningar m.m.
Hantering av felanmälan samt åtgärdande av fel/skador.
| Ändamål |
| 1. Hantering/administration av felanmälan samt bedöma och åtgärda fel/skador. 2. Bedöma lägenhetens skick och behovet av åtgärder utifrån åtgärdshistorik, särskilt vid utflytt. 3. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, såsom när felet/skadan visar sig vara något som hyresgästen ska ansvara för. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid hantering av felanmälan samt vid bedömning och ev. åtgärd av fel/skador. (Uppgifterna kan även komma att användas vid en ev. utredning av ersättningsanspråk och/eller misskötsamhet, se skadereglering respektive misskötsamhet nedan.)Används även när lägenhetens skick och behovet av ytterligare åtgärder, samt vem som ska vara betalningsansvarig (vi eller hyresgästen) för dem och/eller andra åtgärder/skador i lägenheten, bedöms utifrån vilka åtgärder som redan vidtagits. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privathyresgäst (bostad/p-plats) /enskild näringsidkare: Namn, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer. Uppgift om tillåtelse att använda huvudnyckel (ja/nej) om husdjur finns (ja/nej), samt ev. om larm finns (och kod). Uppgift om när anmälan skett, ärendetyp, prioritet och om felanmälan kommer från hyresgästen. Beskrivning av felet/skadan. samt uppgift om felet/skadan avfärdats, åtgärdats eller kvarstår. Kontaktperson företag: Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag. Aktuell lägenhet och om gjort felanmälan. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Privathyresgäst/enskild näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är hyresavtalet. Kontaktperson: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att interagera med kontaktpersoner som företräder hyresgästen i frågor som rör hyresavtalet samt att säkra bevisning som rör sådan interaktion. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifterna behandlas inte för ändamål 1 när felet/skadan väl är avhjälpt. Då gallras även uppgifter om huvudnyckel, husdjur och larm.Uppgifterna gallras två (2) år efter utflytt. (Uppgifterna kan dock även komma att behandlas inom ramen för en skadereglering eller utredning av misskötsamhet, se nedan.) |
| Övrigt |
| Anmälan om fel/skada kan komma från oss. Vissa uppgifter, såsom om felet/skadan avhjälpts, kommer också från oss. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till av oss anlitade hantverkare eller leverantörer av ex.vis vitvaruleverantör/-reparatör (underentreprenörer) för att bedöma och/eller åtgärda det aktuella felet/skadan.Du som är hyresgäst är som utgångspunkt inte skyldig att anmäla fel till oss, och konsekvensen av att du inte gör det är då enbart att felet inte blir åtgärdat. Uppkommer skada eller visar sig brist eller ohyra, som måste åtgärdas skyndsamt för att inte allvarlig olägenhet skall uppstå, är du som hyresgäst enligt hyreslagen (i normalfallet) skyldig att omgående (eg. utan oskäligt dröjsmål) meddela oss om detta. Gör du inte det blir du ansvarig för den skada som uppstår, genom att du väntar för länge med att informera oss. Du som är kontaktperson har inte någon sådan skyldighet gentemot oss, men samma konsekvenser kan följa mot det företag som du företräder, om inte företaget fullgör sin skyldighet. |
Hantering av underhåll, bostadsanpassningar och tillvalsbeställningar
| Ändamål |
| 1. Administration och utförande av underhåll, bostadsanpassningar och tillvalsbeställningar, inkl. ev. fakturering därav. 2. Bedöma lägenhetens skick och behovet av åtgärder utifrån åtgärdshistorik, särskilt vid utflytt. 3. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Uppgifter om planerat och/eller genomfört underhåll samt ev. uppgifter om önskade/beställda/genomförda tillval/bostadsanpassningar används vid administration och genomförande av underhåll/tillval/bostadsanpassningar, inkl. vid ev. fakturering (enligt faktureringsprocessen ovan). Används även när lägenhetens skick och behovet av ytterligare åtgärder, särskilt vem som ska vara betalningsansvarig (vi eller hyresgästen) för dem och/eller andra åtgärder/skador i lägenheten, bedöms utifrån vilka åtgärder som redan vidtagits. (Uppgifter rörande underhåll kan även komma att användas vid en ev. utredning av ersättningsanspråk och/eller misskötsamhet, se skadereglering respektive misskötsamhet nedan.) |
| Kategorier av personuppgifter |
| Bostadshyresgäst/Enskild näringsidkare: Namn, kontaktuppgifter och lägenhet. Uppgift om a) planerat och/eller genomfört underhåll samt b) önskat/beställt och/eller genomfört tillval och/eller bostadsanpassning. Kontaktperson företag: Namn, aktuellt företag och lokal, kontaktuppgifter och ev. behörighet/roll samt beställning/begäran. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Bostadshyresgäst/enskild näringsidkare:– Underhåll: Den rättsliga grunden för behandling av uppgifter rörande obligatoriskt underhåll av bostadslägenheter är vår rättsliga förpliktelse till sedvanligt underhåll. För andra fall av underhåll är den rättsliga grunden hyresavtalet.– Tillvalsbeställning: Den rättsliga grunden för behandlingen är din offertförfrågan/avtalet om tillvalsbeställning.– Bostadsanpassning: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att administrera bostadsanpassningar och säkra bevisning därom. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Kontaktperson: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att interagera med kontaktpersoner som företräder hyresgästen i frågor som rör hyresavtalet samt att säkra bevisning som rör sådan interaktion. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifterna används inte för ändamål 1 när visst tillval/viss bostadsanpassning är genomförd. Underhållsplanen används dock löpande för administration och utförande av underhåll. Gallring sker två (2) år efter utflytt. |
| Övrigt |
| Uppgifterna kan komma att lämnas ut till av oss anlitade underleverantörer. Det finns ingen skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss (grundinformationen har vi dock redan fått vid avtalsingåendet), och det kan inte få några konsekvenser om du inte lämnar dem. |
Hantering av störningar och annan misskötsamhet (före tvist)
| Ändamål |
| 1. Motta, hantera och utreda misstankar/påståenden om störningar eller annan misskötsamhet. Därtill utskick av rättelseanmaningar. Även att fullgöra vår förpliktelse att i vissa fall rapportera till socialtjänsten. 2. Åtgärder vid upprepad störning/misskötsamhet 3. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid hantering/utredning av misstänkta störningar eller annan misskötsamhet som K-Fast enligt hyreslagen eller annars får eller måste ingripa emot (såsom a) åsidosättande av sundhet/ordning/gott skick inom fastigheten, b) åsidosättande av vårdnadsplikten av lägenheten, inkl. vid uppkomst av skador eller förekomst av ohyra, c) användning av lägenheten i strid mot avtalat ändamål, d) otillåten andrahandsuthyrning/överlåtelse, d) vägrat tillträde när K-Fast har rätt därtill eller e) brottslig verksamhet i lägenheten.Används även vid utskick av varningar/rättelseanmaningar samt vid underrättelse till socialtjänsten vid bostadshyresgästs störningar i boendet.(Uppgifterna kan även komma att användas inom ramen för ett rättsligt anspråk, inkl. tvist om uthyrningen ska upphöra). |
| Kategorier av personuppgifter |
| Uppgiftslämnare:Namn, kontaktuppgifter, lägenhet/lokal och (om kontaktperson) aktuellt företag. Därtill uppgifter i anmälan om anmäld störning eller annan misskötsamhet. Berörd hyresgäst:Privathyresgäst (bostad/p-plats) /enskild näringsidkare:Namn, person-/org.nr, kontaktuppgifter och aktuell lägenhet. Uppgift om misstänkt/påstådd störning eller annan misskötsamhet samt uppgifter i ev. utredning/dokumentation därav. Därtill att ev. varning eller rättelseanmaning lämnats och om socialtjänsten underrättats. Kontaktperson företag:Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Anmälare: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att ta emot, hantera och utreda anmälningar om störningar eller annan misskötsamhet i boendet. Berörd hyresgäst:Privathyresgäst/enskild näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är hyresavtalet. Varningar till bostadshyresgäster vid störningar i boendet, och underrättelse till socialtjänsten därom, stödjer sig dock på vår rättsliga förpliktelse enligt hyreslagen. Kontaktperson: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att sköta kontakten med vår avtalsmotpart under avtalsfullgörelsen, genom en/flera kontaktpersoner samt att säkra bevisning som rör sådan interaktion. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppenbart ogrundade anmälningar gallras omgående. I övriga fall sparas uppgifterna sedan utredningen avslutats – även om vi enbart skickar en rättelseanmaning eller inte vidtar några åtgärder – och gallras 2 år efter den aktuella händelsen. Om ny störning/misskötsamhet äger rum under denna period gallras dock uppgifterna först när 2 år passerat efter den senast inträffade händelsen.(Uppgifterna kan även komma att behandlas vid ett rättsligt anspråk, se nedan.) |
| Övrigt |
| Uppgifter om en påstådd/misstänkt störning kan komma från andra hyresgäster, deras kontaktpersoner eller från oss. När vi är skyldiga därtill informerar vi socialtjänsten om att en bostadshyresgäst gjort sig skyldig till störningar i boendet (och lämnar då ut uppgifter om den störande hyresgästens namn, lägenhet och störningen till socialtjänsten). Vi kommer inte att lämna ut information om anmälarens identitet till den anmälda hyresgästen, annat än om det framkommer att anmälan skett med onda avsikter eller om vi är skyldiga därtill enligt lag eller myndighetsbeslut.Det finns ingen skyldighet för dig att anmäla att någon annan hyresgäst stör eller på annat sätt missköter sig (än mindre att anmäla dig själv), och det kan inte ha några konsekvenser om du inte gör det. (De uppgifter som du som är berörd hyresgäst/kontaktperson tillhandahåller oss har du redan gett oss sedan tidigare: se ovan för frågan om du måste lämna dessa uppgifter.) |
Indrivning av obetalda fakturor m.m. (före tvist)
| Ändamål |
| 1. Indrivning av obetalda fakturor/hyresavier.2. Ev. utskick av rättelseanmaning och bevissäkring avseende försenade betalningar. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas vid obetald faktura/hyra, lagras och skickas till inkassobolag för indrivning av fordringar. Används även vid ev. utskick av rättelseanmaning vid betalningsförseningar. (Uppgifterna kan även komma att användas inom ramen för ett rättsligt anspråk, inkl. tvist om uthyrningen ska upphöra). |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privathyresgäst (bostad/p-plats) /enskild näringsidkare: Namn, person-/org.nr., kontaktuppgifter, aktuell lägenhet och uppgift om vem som är hyresvärd. Uppgifterna i hyresavtalet samt obetalt belopp och uppgift om vad beloppet avser (viss månadshyra etc.). Förfallodag och (ev.) betalningsdag samt ev. rättelseanmaning. Kontaktperson företag: Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag samt ev. uppgift om behörighet. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för indrivning är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att lämna obetalda avier/fakturor till inkasso samt att säkra bevisning om betalningsförsummelser och skicka rättelseanmaning. Vi anser att detta berättigade intresse även omfattar situationer där kontaktpersoner upptagits i fakturor/avier, eller annars företräder hyresgästen, samt att det är vårt berättigade intresse att lämna uppgift om aktuella kontaktpersoner till inkasso för att underlätta för att vi ska erhålla betalning, Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Den rättsliga grunden för att skicka en rättelseanmaning och säkra bevisning avseende betalningsförsummelser är hyresavtalet (privathyresgäster och enskilda näringsidkare) alt. en intresseavvägning (kontaktpersoner). Vi anser att det är vårt berättigade intresse att sköta kontakten med vår avtalsmotpart under avtalsfullgörelsen, genom en/flera kontaktpersoner samt att säkra bevisning som rör sådan interaktion. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifterna behandlas inte för indrivningsändamål (1) när väl full betalning influtit. Uppgifterna gallras när två (2) år förflutit från den senaste betalningsförsummelsen, utan att en ny betalningsförsummelse inträffat under den perioden. Gallring sker dock alltid två (2) år efter utflytt. (Uppgifterna kan även komma att behandlas vid ett rättsligt anspråk, se nedan.) |
| Övrigt |
| Uppgifterna lämnas till inkasso för indrivning. (De uppgifter som du själv tillhandahåller har du redan lämnat till oss sedan tidigare: se ovan för frågan om du måste lämna dessa uppgifter.) |
Reglering av skador/onormalt slitage (före tvist)
| Ändamål |
| 1. Dokumentera och hantera skador/onormalt slitage, inkl. bedömning av betalningsansvar och skadereglering. 2. Bedöma lägenhetens skick och behovet av åtgärder utifrån åtgärds- och skadehistorik, särskilt vid utflytt. 3. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid administration av skador/onormalt slitage, särskilt vid bedömning av betalningsansvaret och reglering av skadan, inkl. hantering av försäkringsärenden. (Fakturering av skador beskrivs ovan. För åtgärder av skador, se felanmälningar ovan.)Används även när behovet av ytterligare åtgärder, och vem som ska vara betalningsansvarig (vi eller hyresgästen) för dem och/eller andra åtgärder/skador i lägenheten, bedöms utifrån vilka åtgärder som redan vidtagits.(Uppgifterna kan även komma att användas vid en ev. utredning av misskötsamhet, se misskötsamhet m.m. ovan.) |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privathyresgäst (bostad/p-plats) /enskild näringsidkare: Namn, person-/org.nr. och kontaktuppgifter. Aktuell lägenhet och uppgift om skadan/slitaget samt dokumentation därav (bilder, teknisk beskrivning osv.). Bedömning av betalningsansvaret samt uppgift om huruvida skadan åtgärdats och/eller reglerats. Uppgifter om åtgärdade fel/skador samt underhåll, bostadsanpassningar och tillval, enligt vad som beskrivs ovan. Kontaktperson företag: Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag, ev. uppgift om behörighet. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att verka för att få en uppkommen skada/onormalt slitage ersatt, antingen av hyresgästen eller av ett försäkringsbolag som berörs av vårt ersättningsanspråk. Vi anser att detta berättigade intresse även omfattar lägenhetens skadehistorik samt bevissäkring. Vi anser vidare att det även omfattar att underlätta för att vi ska erhålla ersättning, genom att lämna uppgift om aktuella kontaktpersoner avseende aktuell lägenhet till berörda försäkringsbolag. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägningUppgifterna behandlas inte för ändamål 1 när skaderegleringen avslutats. Uppgifterna gallras två (2) år efter utflytt. (Uppgifterna kan även komma att behandlas enligt processen för misskötsamhet m.m., se ovan, och/eller processen för rättsliga anspråk, se nedan.) |
| Övrigt |
| Vissa uppgifter, såsom om betalningsansvar, kan komma från oss. Om vi bedömer att det kan finnas möjlighet till försäkringsersättning lämnar vi ut uppgifter till försäkringsbolag som berörs.Under felanmälan ovan beskrivs vilken skyldighet du har att anmäla fel och skador till oss. Det finns ingen skyldighet att lämna bild- eller utförlig skriftlig dokumentation av en skada till oss, och det kan inte få några konsekvenser om du inte gör det. |
F.2.e Ansökan etc. om andrahandsuthyrning och överlåtelser
Begäran om andrahandsuthyrning/överlåtelser m.m.
| Ändamål |
| 1. Pröva ansökan om andrahandsuthyrning eller överlåtelse av hyresavtalet samt administrera avtalet vid bifall. 2. Administration av hyresavtalet vid underrättelse om vissa familjerättsliga förvärv. 3. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. 4. Vid tillåten andrahandsuthyrning även att upprätta namnskyltar/listor för posthantering/besökare samt möjliggöra kontakt med viktig information ang. boendet och vid nödsituationer. |
| Behandlingar som utförs |
| Ansökan/underrättelse insamlas och lagras. Används vid prövning av samtycke till överlåtelse av hyreskontraktet eller andrahandsuthyrning. Därtill vid administration av hyresavtalet vid vissa familjerättsliga förvärv av hyresavtalet. (Vid tillåten övergång av avtal, eller efter underrättelse om vissa familjerättsliga förvärv, används uppgifterna i enlighet med vad som anges vid ingående av hyresavtal ovan jämte uppsägning nedan.)Om andrahandsuthyrning tillåts används även uppgifterna, dock ej uppgifterna om lämplighet, vid upprättande av boendelista (till trappuppgångar/brevlådor) samt i undantagsfall vid nödsituationer eller vid kontakt med viktig information angående boendet. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Uppgifter om nuvarande hyresgäst:Privathyresgäst /enskild näringsidkare: Namn, person-/org.nr., kontaktuppgifter och berörd lägenhet. Avsedd andrahandshyresgäst/förvärvare av lägenheten, och ev. uppgift om relation. Ev. motivering till förändringen/ansökan. I förekommande fall de uppgifter som omnämns nedan vid vissa familjerättsliga förvärv.Kontaktperson företag: Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag, ev. uppgift om behörighet. Uppgifter om andrahandshyresgästen/förvärvaren:Namn, person-/org.nr. och kontaktuppgifter. Berörd lägenhet, nuvarande hyresgäst och ev. uppgift om relation. Vid ansökan om överlåtelse/andrahandsuthyrning även ev. uppgifter om lämplighet, på samma sätt som anges för potentiella hyresgäster, vid andrahandsuthyrning dock enbart uppgifter avseende ekonomisk skötsamhet efter vår uppmaning i särskilda fall (se i övrigt ovan ang. vilka uppgifter som används vid lämplighetsprövningen, vissa uppgifter lämnas dock av hyresgästen). Uppgift om (tidigare) partner vid vissa familjerättsliga förvärv:Uppgifter om det familjerättsliga förvärvet, samt uppgifter som framgår av underlag därför (såsom namn, personnr., kontaktuppgifter, relation till nuvarande hyresgäst och relationsstatus, berörd lägenhet, familjerättslig disposition över egendomen, andra uppgifter i underlaget, ex.vis i bodelnings-/arvsskifteshandling). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Behandlingen grundas på en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att pröva en ansökan om andrahandsuthyrning eller överlåtelse av hyreskontraktet samt att administrera hyreskontraktet vid vissa lagstadgade familjerättsliga förvärv, eller efter att en ansökan beviljats. Vi anser att detta intresse även innefattar att interagera med godkända andrahandshyresgäster och kontaktpersoner som företräder hyresgästen i frågor som rör hyresavtalet. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Personuppgifterna gallras enligt följande: Överlåtelseansökan/underrättelse:Vid avslag av ansökan om överlåtelse, eller om en underrättelse om vissa familjerättsliga förvärv inte godtas, gallras ansökan jämte underlag två (2) år efter ansökan.Om ansökan om överlåtelse godtas, eller om hyresavtalet övergår till en ny hyresgäst till följd av ett familjerättsligt förvärv, hanteras och gallras uppgifterna om den nya hyresgästen enligt vad som beskrivs för avtalsingående ovan. Underlag för lämplighetsprövningen vid en överlåtelseansökan hanteras och gallras dock enligt processerna för presumtiva hyresgäster. Underlag för den familjerättsliga övergången gallras tre (3) månader efter att vi registrerat övergången. Uppgifterna om den avflyttande hyresgästen gallras då två (2) år efter utflytt. Andrahandsuthyrning:Vid avslag gallras ansökan jämte underlag två (2) år efter ansökan.Om ansökan bifalls gallras uppgifterna två (2) år efter andrahandshyresgästens utflytt. Underlag för lämplighetsprövningen gallras när ansökan bifalls. |
| Övrigt |
| Uppgifter om den tilltänkta nya hyresgästen/andrahandshyresgästen kommer oftast från nuvarande hyresgäst. Vi önskar att även kreditupplysning och registerutdrag från kronofogden lämnas av nuvarande hyresgäst, vid ansökan om överlåtelse. Uppgifter om nuvarande hyresgäst kan komma från den som gjort ett familjerättsligt förvärv av hyresrätten.Om lägenheten ska överlåtas/hyras ut i andra hand är hyresgästen skyldig enligt lag att först få detta beviljat, annars kan åtgärder pga. misskötsamhet aktualiseras. För att vi ska kunna pröva detta måste du som hyresgäst lämna en ansökan därom jämte de uppgifter som anges ovan (i förekommande fall även registerutdrag och kreditupplysning, se ovan). Om du har erhållit en hyresrätt genom ett familjerättsligt förvärv måste du (eller befintlig hyresgäst) underrätta oss om detta och lämna underlag som styrker ditt påstående, för att vi ska kunna skriva över hyresrätten på dig. Du har ingen skyldighet att underrätta oss och lämna uppgifter om förvärvet, men om du inte gör det kvarstår den ursprungliga hyresgästens skyldigheter och vi kan inte hantera den som tilldelats lägenheten såsom hyresgäst hos oss. |
F.2.f Uppsägningar
Hantering av uppsägningar
| Ändamål |
| Hantering av hyresgästens uppsägning och bevissäkring därav. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid hantering av hyresgästens uppsägning. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Bostadshyresgäst /enskild näringsidkare: Nummer parkeringsplats/garageplats, uppgift om lokal,Namn, ev. företag, personnummer/org.nr och kontaktuppgifter. Den bostadslägenhet/lokal/p-plats/garageplats som sägs upp. Dag för uppsägning och lagstadgat avflyttningsdatum. Ev. övriga uppgifter av relevans för uppsägning/avflyttning. För bostadshyresgäster även: ny adress. Kontaktperson företag: Namn, företag och kontaktuppgifter samt ev. behörighet/roll (ev. fullmakt). Att kontaktpersonen säger upp aktuell lokal/p-plats/garageplats. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Bostadshyresgäst/enskild näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är hyresavtalet. Kontaktperson: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att sköta kontakten med vår avtalsmotpart under avtalsförhållandet genom en/flera kontaktpersoner, särskilt när en kontaktperson utövar hyresgästens rättigheter under avtalet, samt att säkra bevisning som rör sådan interaktion. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifterna gallras två (2) år efter utflytt. |
| Övrigt |
| Det finns ingen skyldighet att säga upp lägenheten, och det kan inte få några konsekvenser om du inte gör det. Vid en uppsägning måste dock kompletta uppgifter lämnas, annars kan vi inte hantera uppsägningen. |
F.2.g Vid in-/utflytt
Besiktningar (vid in-/utflytt) samt in-/utflyttningslista
| Ändamål |
| In-/utflyttningslista: Administration av in-/utflytt.Besiktningar: Kontrollera lägenhetens skick vid hyresgästbyte, inventera åtgärdsbehovet och bedöma ev. ersättningsanspråk enligt vad som beskrivs ovan om reglering av skador/onormalt slitage (utflyttande hyresgäst). Bevissäkring av skicket vid inflyttning (inflyttande hyresgäst). |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. In-/utflyttningslista används i samband med in/utflyttning. Uppgifter om bokad besiktning används i samband med genomförande av besiktning. Besiktningsprotokoll upprättas vid besiktning och används som underlag för reparationer/underhåll i samband med utflytt (se felanmälan m.m. och underhåll m.m. ovan) samt vid jämförelse av skicket vid inflytt och skicket vid utflytt. (Protokollet kan även komma att användas vid ev. reglering av skador/onormalt slitage, enligt vad som anges härom ovan.) |
| Kategorier av personuppgifter |
| Bostadshyresgäst /enskild näringsidkare:In/utflyttningslista: Namn, aktuell lägenhet, datum och om in- eller utflytt, samt ev. kommentarer av relevans för hyresgästbytet.Uppgifter om bokad besiktning: namn, kontaktuppgifter, datum och hyresobjekt.Besiktningsprotokoll: namn, ev. företag, kontaktuppgifter, besiktningsdatum och aktuell lägenhet/objekt. Åtgärdslista, betyg samt uppgifter om och ev. bilder på skador etc. Uppgifter om av hyresgästen åtgärdade fel vid ev. efterbesiktning.Kontaktperson företag:In/utflyttningslista: Namn, aktuell lägenhet, datum och om in- eller utflytt samt ev. kommentarer.Uppgifter om bokad besiktning: namn, företag, ev. behörighet, kontaktuppgifter, datum samt hyresobjekt.Besiktningsprotokoll: namn, företag och kontaktuppgifter samt ev. behörighet, besiktningsdatum samt aktuell lägenhet/objekt |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Bostadshyresgäst/enskild näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är hyresavtalet. Kontaktperson: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att interagera med kontaktpersoner som företräder hyresgästen i frågor som rör hyresavtalet samt att säkra bevisning som rör sådan interaktion. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.In-/utflyttningslistan gallras omgående efter genomfört hyresgästbyte.Besiktningsprotokoll gallras två (2) år efter utflytt (protokoll vid utflyttning två år efter att avflyttande hyresgästs utflyttat och protokoll vid inflyttning först två år efter att inflyttande hyresgäst utflyttat). (Uppgifterna kan även komma att behandlas enligt processerna för felanmälningar, underhåll och/eller ersättningsanspråk. se ovan.) |
| Övrigt |
| Uppgifterna i besiktningsprotokoll kommer delvis från K-fast. Du är inte skyldig att medverka vid en besiktning, eller lämna uppgifter om lägenhetens skick vid en besiktning, men konsekvensen av att du låter bli är att samtliga uppgifter om lägenhetens skick kommer komma från K-Fast. |
Hyresgästens egen visning av lägenheten
| Ändamål |
| Låta utflyttande hyresgäst genomföra visning av lägenheten. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas när nuvarande hyresgäst önskar ombesörja visning av lägenheten själv och lagras. Skrivs ut och lämnas till presumtiv hyresgäst för att överenskomma tid för visning. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn och lägenhet samt kontaktinformation. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse av att låta nuvarande hyresgäst själv ombesörja visning, när hyresgästen önskat det. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras omgående efter genomförd visning. |
| Övrigt |
| Uppgifterna lämnas ut till den presumtiva hyresgästen i enlighet med vår överenskommelse med dig. Det är helt valfritt att själv visa lägenheten, och lämna aktuella uppgifter till oss för vidareförmedling, och det har inga andra konsekvenser om du inte vill det, än att vi då har rätt att få tillgång till lägenheten för att ombesörja visning. |
F.2.h Hyresförhandlingar och rättsliga anspråk
Hyresförhandlingar
| Ändamål |
| Hantering av hyresförhandlingar, inkl. avseende hyreshöjningar, samt bevissäkring av förhandlingsresultatet. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid hyresförhandling samt för att uppdatera hyran. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privathyresgäst/enskild näringsidkare: Namn, adress, lägenhets-/objektnummer samt ny hyra eller annan överenskommelse avseende uthyrningen som påverkar hyresgästen. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är vår rättsliga förpliktelse att i vissa fall föra hyresförhandlingar.Uppgifterna gallras två (2) år efter utflytt. |
| Övrigt |
| Uppgifter om vilka hyresgäster som omfattas av förhandlingen kan komma från Hyresgästföreningen. Uppgiften om förhandlingsöverenskommelse, såsom om ny hyra, kommer från K-fast och Hyresföreningens förhandling. |
Tvister och andra rättsliga anspråk, även polisanmälningar etc.
| Ändamål |
| Fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk relaterade till hyresförhållandet, inklusive initiering/medverkan i polisutredningar. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid fastställande av eller för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (t.ex. ang. störningar/misskötsamhet/skador, uppsägning/förverkande/förlängning, fordringar eller hyresvillkor). |
| Kategorier av personuppgifter |
| Privathyresgäst /enskild näringsidkare:Namn, person-/org.nr., kontaktuppgifter samt uppgifter i hyresavtalet. Ev. uppsägning av hyresavtalet, i förekommande fall jämte underrättelse till socialnämnden om uppsägningen. Uppgifter i tvisteunderlaget – inkl. uppgift om ex.vis. störning/misskötsamhet/skada/fordran – samt uppgifter om vårt ev. anspråk. Kontaktperson företag: Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag samt ev. uppgift om behörighet. Vittnen/ställföreträdare/ombud/övriga: Namn, kontaktuppgifter, ev. aktuellt företag och uppgift om behörighet. Uppgifter om inblandning och ev. utsaga/dokumentation. Alla: Uppgifter i dom/beslut. I förekommande fall uppgifter som krävs för polisanmälan, eller uppgifter som återfinns i en underrättelse från polisen. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att hantera rättsliga anspråk som är relaterade till hyresförhållandet. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras när tvisten är slutreglerad eller, när så inte sker, när anspråket som tvisten bygger på är prekluderat, preskriberat eller när det bedöms som osannolikt att tvisten ska återaktualiseras. |
| Övrigt |
| Uppgifter om dig som är hyresgäst kommer i vart fall delvis från K-Fast, men kan även komma från andra inblandade, inkl. polisen. Uppgift om dig som på annat sätt är berörd, såsom vittnen, kan komma från någon annan berörd. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till vårt eller hyresgästens juridiska ombud, till Kronofogdemyndigheten eller domstol, eller till polisen. Uppgift om uppsägning kan även komma att lämnas ut till socialnämnden, så att vi kan fullfölja uppsägningen.Ingen berörd är skyldig att lämna uppgifter till oss, och det kan inte få några konsekvenser för dig i vår relation om du inte gör det. För dig som omfattas av ett anspråk kan dock ett uppgiftslämnande föranleda att vi omprövar vårt anspråk. |
F.2.i Diverse övrigt
Kundtjänst för lägenhetsuthyrningen – besvarande av serviceärenden, inkl. frågor från myndigheter och leverantörer
| Ändamål |
| Hantering av förfrågningar (kundtjänst). |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används endast för att besvara inkomna förfrågningar (ev. jämte upprättande av intresseanmälan/felanmälan enl. respektive process). Svar på frågor som avser befintlig hyresgäst/presumtiv hyresgäst lämnas enbart ut till annan än hyresgästen/den presumtiva hyresgästen efter en individuell prövning av fr.a. i) mottagarens och K-Fasts intresse av att uppgifterna lämnas samt ii) av för- respektive nackdelar för hyresgästen om uppgifterna lämnas, om inte K-Fast är skyldig att lämna uppgifterna enligt författning (alt. beslut meddelat med stöd i författning). |
| Kategorier av personuppgifter |
| Inkommande frågor: Avsändarens namn, ev. personnummer/org.nr. (när hyresgäst/presumtiv hyresgäst) och kontaktuppgifter. Aktuellt ärende, inklusive förfrågningar från myndigheter/kommun/ tjänsteleverantörer eller – vid frågor om skötsamhet – andra hyresvärdar. Uppgifter avseende en hyresgäst eller andra uppgifter avseende den frågande som lämnas i förfrågan. Utgående svar: Som ovan. Därtill: Svar på förfrågan. Vid förfrågan från myndighet/kommun eller leverantörer av el/telefoni/bredband o. dyl. även uppgifter avseende omfrågad hyresgäst: namn, personnummer, om boende/avflyttad och (när relevant) ev. aktuell hyra. Vid förfrågan från annan hyresvärd även uppgift om omfrågad hyresgästs skötsamhet (referens). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att hantera förfrågningar som inkommer till kundtjänst, inom ramen för de begränsningar som anges ovan (under ”behandlingar som utförs”). Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifterna gallras tre (3) månader efter avslutat kundtjänstärende. |
| Övrigt |
| Uppgifter om en hyresgäst/presumtiv hyresgäst kan komma från den som hör av sig till kundtjänst med en förfrågan, eller från oss när vi besvarar förfrågan. Vi kan komma att lämna ut uppgifter om en hyresgäst/presumtiv hyresgäst till den som ställt en förfrågan (i enlighet med de förutsättningar som anges ovan).Det är helt valfritt att höra av sig med förfrågningar till vår kundtjänst och det får inga konsekvenser i vår relation om du inte gör det (se dock vad som anges under respektive process ovan om skyldigheter för hyresgäster/presumtiva hyresgäster att i vissa situationer lämna uppgifter). |
Enkäter/kvalitetsuppföljning
| Ändamål |
| Kvalitetsuppföljning. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används för utskick av anonyma enkäter. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Befintlig hyresgäst/kontaktperson (befintlig hyresgäst): E-postadress. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att genomföra kvalitetsuppföljning bland våra hyresgäster för att förbättra våra tjänster. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifterna gallras ett (1) år efter avslutat hyresförhållande. |
Utskick med marknadsföring (fysiskt, digitalt)
| Ändamål |
| Kundvård (marknadsföring). |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid utskick av marknadsföringsmaterial avseende våra övriga lägenheter och tjänster. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, adress, e-postadress. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Bostadshyresgäster/enskilda näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är ditt samtycke. Du har rätt att när som återkalla ditt samtycke, med verkan för framtiden. Kontaktpersoner företag: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att marknadsföra K-Fast. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Eftersom behandlingen sker för direktmarknadsföringsändamål, måste den upphöra om du gör en invändning.Personuppgifterna gallras ett (1) år efter avslutat hyresförhållande. |
Fastighetsmöten
| Ändamål |
| Kvalitetssäkring och förbättring av fastighetsbeståndet samt främjande av kundnöjdhet. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid upprättande av protokoll, nyttjande av protokoll från tidigare möten samt i förekommande fall för åtgärder. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Befintlig hyresgäst/kontaktperson: Namn samt i förekommande fall företag och roll, aktuell lägenhet samt att närvarande. Uppgifter i protokollet som avser personen, såsom önskemål om förbättringsåtgärder/förändringar. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att protokollföra fastighetsmöten för att fånga upp önskemål och utveckla vår verksamhet. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifterna gallras när ytterligare två fastighetsmöten har hållits och protokollförts. |
| Övrigt |
| Du har ingen skyldighet att medverka vid fastighetsmöten eller lämna uppgifter vid dessa möten. Att du inte gör det kan dock ha till konsekvens att dina önskemål om förbättringsåtgärder inte kommer oss till del eller blir beaktade. |
F.3 Våra aktieägare och våra s. k. insider -processer
När du är ägare av aktier i K-Fast Holding. Därtill när du är anhörig till någon i ledande ställning i K-Fast Holding AB, eller har tillgång till insiderinformation i detta bolag (särskilda regler ang. marknadsmissbruk)
F.3.a Aktieägare
Genomförande av bolagsstämma och hantering av stämmoprotokoll
| Ändamål |
| Administrera anmälningsförteckning, närvaro och röstlängd, upprätta stämmoprotokoll samt även i övrigt genomföra bolagsstämmor. Därtill publicering/delning av bolagsstämmoprotokoll, administration av K-Fast Holding vid Bolagsverket samt möjliggöra kontroll av vad som förevarit vid tidigare stämmor. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamling och lagring. Används vid mottagande av anmälan om kommande närvaro på stämma, tillhandahållande av aktiebok, kontroll av närvaro samt upprättande av röstlängd för stämman. Därtill vid stämmans genomförande, vid förande av stämmoprotokoll, vid delning av stämmoprotokoll samt vid ev. kontroll av underlaget för stämman och/eller genomgång av protokoll för genomförda stämmor. I förekommande fall även vid rösträkning vid omröstningar. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Ägarens namn, personnummer, kontaktinformation samt finansiell information (aktieinnehav och rättigheter kopplade till ägandet, såsom antalet röster vid stämman). Därtill uppgift om ägaren är anmäld att delta på stämman, om ägarens närvaro samt om närvaro sker genomombud/biträde.När ställföreträdare/ombud/biträde på stämman: Namn, personnummer och kontaktinformation för ombudet/biträdet/ställföreträdaren, uppgift om rollen som ställföreträdare/ombud/biträde samt vilken ägare som företräds/biträds.Därtill sådan avvikande mening, utövande av frågerätt, framställande av motion eller lämnande av upplysning som framställs till/vid stämman av ägare/företrädare och därför även protokollförs. I protokollets röstlängd upptas därtill namn, finansiell information och uppgift om närvaro (inkl. ev. närvaro genom viss företrädare).I förkommande fall behandlas även information om hur ägaren/företrädaren har röstat, t.ex. genom ev. digital röstning/poströstning (vid rösträkning och enbart för detta ändamål). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för att föra röstlängd, föra stämmoprotokoll med visst obligatoriskt innehåll samt publicera stämmoprotokollet online är rättsliga förpliktelser enligt aktiebolagslagen.Övriga ändamål stödjer sig på en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att administrera närvaron på våra bolagsstämmor, inklusive av ombud/biträden, säkerställa korrekt rösträkning, föra fullödiga protokoll avseende stämman samt även i övrigt genomföra stämma i enlighet med gällande regler och god sed för stämmor. Vi anser även att det är vårt berättigade intresse att bevara och dela protokollet med övriga ägare (efter förfrågan), kontrollera vad som förevarit vid genomförda stämmor samt att ge in s.k. ändringsanmälningar och hantera andra ärenden vid Bolagsverket. Du (vars uppgifter registrerats) har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Anmälningsförteckning och aktieboksutdrag, liksom ev. röstinformation, fullmakter och annat underlag inskickat av ägare inför stämman, gallras sex (6) månader efter att stämmoprotokollet slutjusterats. Fullmakter som då alltjämt är giltiga sparas dock alltid under hela giltighetstiden. Stämmoprotokoll, exkl. röstlängd, finns publicerade på vår hemsida i tre års tid efter stämman. Dessa protokoll, inkl. röstlängd, sparas i tio (10) år efter stämman innan gallring sker, om inte ett längre bevarande är nödvändigt med anledning av de beslut som fattats på stämman eller annan väsentlig dokumentation i protokollet. |
| Övrigt |
| Uppgifterna om aktieinnehav hämtas från värdepapperscentralen Euroclear Sweden AB. Uppgifter om dig kan även komma från den aktieägare du företräder/biträder eller från ditt ombud/biträde.Anmälningsförteckningen och en utskrift av aktieboken görs tillgänglig för alla deltagare på stämman. Stämmoprotokollet publiceras på vår hemsida och kan även i övrigt komma att lämnas ut till ägare och till Bolagsverket.För att du ska få lov att delta på bolagsstämman och rösta krävs, i enlighet med aktiebolagslagen och vår bolagsordning, att du lämnar uppgifterna till oss. För det fall du väljer att inte lämna dem kan vi i vissa fall vara förhindrade att låta dig delta vid bolagsstämman eller i övrigt att tillhandahålla dig information som behandlas där. |
F.3.b Anhörig till någon i ledande ställning / tillgång till insiderinformation
Förteckning över närstående till personer i ledande ställning
| Ändamål |
| För att efterleva de krav som uppställs i EU:s marknadsmissbruksförordning (MAR) och i angränsande författningar, särskilt att föra en förteckning över närstående till personer i ledande ställning i Bolaget samt tillhandahålla Finansinspektionen och andra rättsvårdande myndigheter information relaterad till reglerna om marknadsmissbruk. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används när närstående till personer i ledande ställning underrättas om personens skyldigheter enligt MAR samt vid ev. rapportering till behöriga myndigheter. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Närstående: Namn, personnummer, e-postadress, uppgift om vilken person i ledande ställning i Bolaget som du anses vara närstående till. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är den rättsliga förpliktelse som föreligger för oss (enligt art. 19 i MAR och/eller enligt beslut enligt lagen (2016:1306) med kompletterande bestämmelser till EU:s marknadsmissbruksförordning eller andra sådana beslut av rättsvårdande myndigheter som stödjer sig på författning).Personuppgifterna lagras under den tid du anses vara närstående till en person i ledande ställning, samt under högst fem (5) år därefter. Därefter gallras personuppgifterna. |
| Övrigt |
| Uppgifterna om dig kommer i normalfallet från din närstående (som är i ledande ställning). De kan komma att lämnas ut till behöriga myndigheter (särskilt Finansinspektionen). Det finns ingen skyldighet för dig som är närstående att anmäla dig som närstående till oss och/eller lämna identitets-/ kontaktuppgifter, och det får inga konsekvenser för dig om du inte gör det. |
Rapportering av transaktioner (”insynshandel”)
| Ändamål |
| För att efterleva de krav som uppställs i EU:s marknadsmissbruksförordning (MAR) och i angränsande författningar, särskilt att ta emot anmälningar om insynshandel samt tillhandahålla Finansinspektionen och andra rättsvårdande myndigheter information relaterad till reglerna om marknadsmissbruk. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamling och lagring. Används vid ev. rapportering till behöriga myndigheter. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn samt ev. e-postadress. De uppgifter om dina transaktioner relaterade till bolaget som du lämnar vid rapportering till oss (i normalfallet uppgifter enligt art. 19.6 i MAR samt ytterligare uppgifter som Finansinspektionen efterfrågar vid rapportering till dem). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är den rättsliga förpliktelse som föreligger för oss (enligt art. 19 i MAR och/eller enligt beslut enligt lagen (2016:1306) med kompletterande bestämmelser till EU:s marknadsmissbruksförordning eller andra sådana beslut av rättsvårdande myndigheter som stödjer sig på författning).Personuppgifterna lagras under den tid du anses vara närstående till en person i ledande ställning, samt under högst fem (5) år därefter. Därefter gallras personuppgifterna. |
| Övrigt |
| Enligt marknadsmissbruksförordningen föreligger det en lagstadgad skyldighet för dig att tillhandahålla oss information om de transaktioner du genomför och som kan relateras till oss (K-Fast Holding AB). (Detta gör du enklast genom att ge oss kvittensen på din anmälan till Finansinspektionens insynsregister, som du också måste göra.) Vid överträdelse av reglerna kan Finansinspektionen utfärda sanktioner mot dig.Uppgifterna kan komma att lämnas ut till behöriga myndigheter (särskilt Finansinspektionen). |
Insiderförteckning (konsulter etc. med tillgång till insiderinformation)
| Ändamål |
| För att efterleva de krav som uppställs i EU:s marknadsmissbruksförordning (MAR) och i angränsande författningar, särskilt att föra en insiderförteckning samt tillhandahålla Finansinspektionen och andra rättsvårdande myndigheter information relaterad till reglerna om marknadsmissbruk. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används när vi för insiderförteckning enligt MAR, underrättar personer i förteckningen underrättas om hans/hennes skyldigheter samt vid ev. rapportering till behöriga myndigheter. |
| Kategorier av personuppgifter |
| A. Grundläggande uppgifter: Namn samt efternamn vid födsel (om annat än nuvarande efternamn), företag, dess adress och arbetstelefonnummer. Födelsedatum och nationellt identifieringsnummer (i tillämpliga fall), hemadress och privat telefonnummer:B. Övriga uppgifter: Funktion och anledning till att personen har tillgång till insiderinformation. Tidpunkt för när tillgång till insiderinformation inleds och upphör och/eller för inkludering/exkludering i permanent förteckning. Om delgivits information avseende personens skyldigheter och när.C. Om leverantören/rådgivaren själv för s.k. skuggförteckning istället (för A+B): namn på rådgivaren, erhållen information, tidpunkt därför och uppgiftslämnare samt att rådgivaren för en egen insiderförteckning över de personer han/hon i sin tur informerar. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är den rättsliga förpliktelse som föreligger för oss (enligt art. 18 i MAR och/eller enligt beslut enligt lagen (2016:1306) med kompletterande bestämmelser till EU:s marknadsmissbruksförordning eller andra sådana beslut av rättsvårdande myndigheter som stödjer sig på författning.Personuppgifterna gallras fem (5) år efter det datum då förteckningen upprättades eller, om den uppdaterats, efter det datum då den senast uppdaterades (varje version bevaras i 5 år). |
| Övrigt |
| De grundläggande uppgifterna (A) lämnar du som upptas i insiderförteckningen, eller din arbetsgivare, till oss, medan övriga uppgifter (B) kommer från oss. Vid skuggförteckning kommer uppgifterna (C) från oss (förutom ditt namn, som du eller din arbetsgivare lämnat till oss när vi ingick avtal, se processen för leverantörsavtal). Uppgifterna (A+B) kan även komma från någon vi anlitat som lämnat insiderinformation till dig (såsom när din arbetsgivare lämnar över sin skuggförteckning till oss).Det föreligger ingen lagstadgad skyldighet för dig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Däremot följer det av ditt uppdragsavtal med oss, alternativt av din avtalsrelation med din arbetsgivare (som ingått uppdragsavtal med oss), att du måste lämna de aktuella uppgifterna till oss. Om du inte gör det kan det få avtalsrättsliga konsekvenser och vi kan heller inte ge dig tillgång till aktuell insiderinformation (eftersom vi har en skyldighet att föra insiderförteckning).Uppgifterna kan komma att lämnas ut till behöriga myndigheter (särskilt Finansinspektionen). |
F.4 När du är leverantör till oss
När du eller ditt företag är leverantör till oss (extern leverantör, kontaktperson för leverantör samt personer som är verksamma på eller arbetar med våra byggarbetsplatser och deras närmast anhöriga)
F.4.a Leverantörsavtal och leverantörsfakturor
Begära offert, avtalsingående samt avtalsfullgörelse
| Ändamål |
| Efterfråga offert/ingå avtal, säkerställa avtalsfullgörelse (fr.a. betala enl. faktura, säkerställa korrekt leverans etc.,inkl. (enkel) kontakt ang. avtalsfullgörelsen), säkerställa behörighet samt nyttja levererade produkter/tjänster. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid vår begäran om offert, leverantörskontakt, ev. behörighetskontroll, avtalsingående och avtalsfullgörelse (fr.a. säkerställa korrekt leverans och betala). |
| Kategorier av personuppgifter |
| Enskild näringsidkare/kontaktperson: Namn, företag och ev. roll/behörighet samt kontaktuppgifter. Ev. att personen sålt varan/tjänsten och/eller skapat viss handling (ritningar/bedömningar etc.).Enskilda näringsidkare även: Vad näringsidkaren offererat/sålt samt priset. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Enskilda näringsidkare (när avtal ingåtts): Den rättsliga grunden för behandlingen är leverantörsavtalet.Enskilda näringsidkare (vid offertförfrågan) och kontaktpersoner: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att efterfråga offerter från potentiella leverantörer. Vi anser även att det är vårt berättigade intresse att kontakta potentiella leverantörer, ingå avtal med leverantörer samt kontakta leverantörer i frågor om avtalsfullgörelsen, genom en kontaktperson hos leverantören. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras ett (1) år efter att avtalsförhållandet fullgjorts. Uppgifter avseende leverantörsavtal som avser sällanköpsvaror/-tjänster, såsom vitvaror och entreprenader, gallras först efter reklamationstidens slut. Uppgifter i offerter som inte leder till avtal gallras dock tre (3) månader efter det att offerten löpt ut. Uppgifter om kontaktperson som upphört vara kontaktperson, och som inte ingått avtal/omnämns i avtalshandlingar, gallras när kännedom uppkommer därom. Personuppgifter införda av leverantören i produkter/tjänster som levererats (såsom ritningar etc.) gallras först när produkten/tjänsten inte längre är relevant för verksamheten. |
| Övrigt |
| För dig som är kontaktperson föreligger det inget krav, i lag eller avtal med oss, att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Du är således inte skyldig att göra det och det kan heller inte få några konsekvenser i vår relation med dig om du inte gör det. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig/ditt företag genom dig som företrädare eller fullmaktshavare; utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas. På samma sätt kräver vi att du som är enskild näringsidkare och som vill ingå avtal med oss (utan medverkan av en kontaktperson) lämnar de aktuella uppgifterna, för att vi ska ingå avtal med dig. |
Reglering av leverantörsfakturor samt mervärdesskattehantering
| Ändamål |
| 1. Reglera leverantörsfakturor samt bevissäkring av betalning. 2. Hantera moms. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid betalning, momshantering och vid frågor ang. fakturan. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn på referenspersonen, aktuellt företag, ev. roll/funktion samt ev. kontaktuppgifter. Enskild näringsidkare även: momsregistreringsnummer (organisations-/personnr.), bank-/postgironummer (etc.), vad fakturan avser och belopp – inkl. moms – samt betalningsstatus (dvs. om/när vi betalat fakturan). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Enskilda näringsidkare: Den rättsliga grunden för behandlingen är leverantörsavtalet. Kontaktpersoner/momshantering: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att hantera de fakturor, jämte i fakturan angivna uppgifter, som våra leverantörer skickar. Vi anser även att det är vårt berättigade intresse att dra av ingående moms med fakturauppgifterna som underlag. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras när avtalsförhållandet fullgjorts (fakturor bevaras dock i bokföringen, se nedan). |
| Övrigt |
| För dig som är kontaktperson finns det inget krav, i lag eller i avtal med oss, att uppge dig som fakturareferens. Du är således inte skyldig att göra det och det kan inte få några konsekvenser i vår relation med dig om du inte gör det. Däremot måste du som är enskild näringsidkare lämna de aktuella uppgifterna (dock ej ditt namn, om det avviker från firmanamnet, andra kontaktuppgifter än företagets adress eller din roll/funktion i firman) för att vi ska kunna reglera fakturan. Om du som är enskild näringsidkare säljer mervärdesskattepliktiga varor/tjänster till oss följer det dock av lag att du är skyldig att se till att faktura med visst innehåll måste utfärdas. Om du inte gör det kan vi inte dra av momsen (och du måste ändå redovisa och rapportera momsen till Skatteverket, annars kan skatterättsliga konsekvenser följa). |
Bokföring/revision
| Ändamål |
| 1. Bokföring/revision. 2. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk i samband med efterbeskattningsärenden. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid bokföring och revision. |
| Kategorier av personuppgifter |
| De uppgifter som anges ovan/nedan under: – Leverantörsfakturor (leverantörsfakturor samt – för enskild näringsidkare – uppgift om betalning skett) För Avtalsingående/-fullgörelse (leverantörsavtal). – Säljarens kontaktpersoner vid förvärv av fastigheter/företag (förvärvsavtal)(Se ovan/nedan för mer information om vilka dessa uppgifter är och om du måste lämna dem till oss etc.) |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen för bokföringsändamål (1) är vår rättsliga förpliktelse. Den rättsliga grunden för behandlingen för bevissäkringsändamål (2) är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna föra bevisning om Skatteverket inleder en efterbeskattningsprocess. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Gallring sker efter sju (7) år i enlighet med bokföringslagens krav. |
F.4.b Särskilda processer för dig som är verksam på/arbetar med våra byggarbetsplatser eller som hantverkare på våra fastigheter samt dig som är närmast anhörig till de som verkar på våra byggarbetsplatser
Marknadsföring (bilder på verksamma på våra byggarbetsplatser)
| Ändamål |
| Marknadsföring av K-Fast genom publicering av bilder från våra byggarbetsplatser på sociala medier. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid publicering i sociala medier (Facebook, Instagram, LinkedIn). |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn och bild. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att marknadsföra K-Fast på det aktuella sättet. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras när de inte längre återspeglar verksamheten på ett korrekt sätt. |
| Övrigt |
| Uppgifterna lämnas ut till leverantören av sociala medier (Facebook etc.). Du måste inte medverka på bild, och det kan inte få några konsekvenser för vår relation med dig om du inte gör det. |
Kontroll av utbildning och kompetens (verksam på våra byggarbetsplatser/i våra fastigheter)
| Ändamål |
| Säkerställa tillräcklig kompetens och ev. certifieringar för de personer som utför vissa arbetsuppgifter på våra byggarbetsplatser eller i vårt fastighetsbestånd (såsom VVS-arbeten). |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid kontroll av externt anlitade hantverkares kompetens. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, personnummer, uppgift om viss utbildning och/eller kompetens samt ev. certifikat (av relevans för arbetsuppgifterna). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att säkerställa att de som arbetar på våra byggarbetsplatser, eller som hantverkare i vårt fastighetsbestånd, har för uppgiften tillräcklig kompetens och ev. certifieringar. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras när avtalsförhållandet med leverantören fullgjorts. (Om fråga om ett rättsligt anspråk/polisanmälan uppkommer hanteras relevanta uppgifter enligt processen för rättsliga anspråk.) |
| Övrigt |
| Uppgifterna kan komma från dig eller från din arbetsgivare. Om du är en enskild näringsidkare kan det följa av vårt avtal med dig att du måste lämna dessa uppgifter och att det annars kan följa avtalsrättsliga konsekvenser. I övriga fall föreligger inget krav, i lag eller avtal med oss, på att du ska lämna uppgifterna till oss. Du är således inte skyldig, gentemot oss, att lämna de aktuella uppgifterna. Om du inte gör det kan vi dock komma att vägra att du utför den aktuella arbetsuppgiften på vår byggarbetsplats/i våra fastigheter. Därtill kan det följa av ditt anställningsavtal att du, gentemot din arbetsgivare, har en skyldighet att lämna de aktuella uppgifterna till oss, och det kan då följa arbetsrättsliga konsekvenser om du inte gör det.Om du som utför arbete är enskild näringsidkare som vi anlitat så följer dock av vårt avtal med dig att du är skyldig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Om du inte gör det kan avtalsrättsliga konsekvenser följa. |
Byggarbetsplatser: Fördela särskilda roller inom bygg, inkl. i arbetsmiljöplaner och förhandsanmälan, samt protokollföra byggmöten (verksam på våra byggarbetsplatser eller annars del i byggarbetsplatsens särskilda rollfördelning).
| Ändamål |
| 1. Upprätta en arbetsmiljöorganisation för byggprojekt samt fullgöra skyldigheter avseende arbetsmiljöplan och förhandsanmälan. Därtill fullgöra arbetsmiljöansvaret för byggarbetsplatser i övrigt, inklusive vid tillbud/olyckor, särskilt att efterkomma förelägganden från Arbetsmiljöverket. (Uppgifterna i grupp A samt B ii-iv nedan.)2. I övrigt administrera byggarbetsplatsen samt fördela särskilda ansvarsområden inom byggprojekt till enskilda, följa upp delegeringen samt hänvisa andra aktörer till sådan person.3. Bevissäkring av arbetsmiljöarbetet och rollfördelningen mellan olika aktörer.4. Protokollföra byggmöten och uppföljning utifrån protokoll. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid fördelning av särskilda ansvarsområden inom byggprojekt, uppföljning därav samt vid hänvisning av andra aktörer till sådan person. Därtill vid upprättande och ingivande av förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket och spridning därav samt vid upprättande och spridning av arbetsmiljöplan. Används även vid administration av byggarbetsplatsen och arbetsmiljöarbetet i övrigt, inkl. vid tillbud och inspektioner från AMV. Därtill vid upprättande och användning av byggmötesprotokoll. |
| Kategorier av personuppgifter |
| A) Namn, kontaktuppgifter och arbetsgivare. B) Uppgift om särskilda ansvarsområden inom byggprojekt, såsom:i) tillståndsansvarig, samordnare, ansvarig arbetsledare, kontaktperson/ansvarig i/för viss fråga,ii) kontaktperson för Bas-P/Bas-U/uppdragstagare enl. 3:7c AML/projektör,iii) kontaktperson för entreprenör på byggarbetsplatsen, och/elleriv) samordningsansvarig fast driftställe, brandskyddsansvarig, tillståndsansvarig Heta arbeten, kontaktperson beredskap/utrymning vid olycka/tillbud, första hjälpen-utbildade samt skyddsombud. C) Andra uppgifter i protokoll från byggmöten (så som närvarande etc.). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Rättslig grund Ändamål 1: Den rättsliga grunden för behandlingen är vår rättsliga förpliktelse. Ändamål 2-4: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att administrera våra byggarbetsplatser och fördela inblandande aktörers roller, samt att säkra bevisning av vårt arbete för det fall att rättsliga anspråk aktualiseras. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Lagringsperiod Ändamål 1-3: Uppgifterna används inte för ändamål 1-2 när byggarbetsplatsen upphört, men sparas för bevissäkring (och kan då komma att användas enligt processen för rättsliga anspråk). Uppgifterna gallras 5 år efter att byggarbetsplatsen upphört. Uppgifter om rollfördelning som tagits in i Entreprenadavtal gallras dock först när avtalet inte längre är relevant för verksamheten. Ändamål 4: Protokoll från byggmöten gallras när innehållet inte längre är relevant för verksamheten. (Uppgifterna kan komma att användas enligt processen för rättsliga anspråk.) |
| Övrigt |
| Uppgifterna kan komma att lämnas ut till andra leverantörer och samarbetspartners; bl.a. ska förhandsanmälan och arbetsmiljöplan finnas uppsatt resp. tillgänglig på byggarbetsplatsen. Vi kan även komma att lämna uppgifterna till Arbetsmiljöverket eller Byggnads (för ändamål 1-2, ej uppgifterna i grupp C).Det föreligger ingen lagstadgad skyldighet för dig att åta dig någon av de aktuella rollerna/är kontaktperson för en roll och lämnar anknytande information om dig till oss, eller lämnar uppgifter på byggmöten. Däremot följer det av ditt uppdragsavtal med oss (om du är enskild näringsidkare), alternativt av din avtalsrelation med din arbetsgivare (som ingått uppdragsavtal med oss), att du måste lämna de aktuella uppgifterna till oss. Om du inte gör det kan det få avtalsrättsliga konsekvenser. För att du ska kunna ha en särskild roll/vara kontaktperson för en särskild roll krävs dessutom att vi får relevant information om dig, särskilt dina kontaktuppgifter, annars kommer vi att behöva utse någon annan. |
Delgivning av arbetsmiljöplan m.m. (verksam på våra byggarbetsplatser samt närmast anhörig)
| Ändamål |
| 1. Uppgift om identitet och delgivning (grupp A nedan): a) Säkerställa att alla på byggarbetsplatsen tagit del av arbetsmiljöplanen. b) Därtill möjliggöra inventering av berörda och rapportering vid händelse av en arbetsplatsolycka, eller liknande händelse, på byggarbetsplatsen. 2. Uppgifter om utbildning/användning av kemiska produkter/hälsa (grupp B nedan): fullgöra arbetsmiljöansvaret för byggarbetsplatser. 3. Bevissäkring av arbetsmiljöarbetet (1-2). 4. Anhöriglista: Möjliggöra kontakt med anhöriga vid tillbud på byggarbetsplatsen. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamling inför tillträde till byggarbetsplats och lagring. Användning vid administration av byggarbetsplatsen och arbetsmiljöarbetet i övrigt, inkl. vid tillbud. Därtill vid inspektioner från AMV. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Person med tillträde till byggarbetsplatsen (delgivningsblankett arbetsmiljöplan): A. Namn, personnummer, yrke och arbetsgivare samt kontaktuppgifter. Uppgift om att du tagit del av arbetsmiljöplanen samt ordnings- och skyddsregler för arbetsplatsen, jämte datering (delgivning). B. Uppgift om huruvida du genomgått vissa för säkerheten på byggarbetsplatsen relevanta utbildningar, samt (i så fall) vilket år. Även uppgift om du använder märkningspliktiga kemiska produkter. Ev. uppgift om hälsa som du anser är relevant för plastledningen. Närmast anhörig: Namn, relation och kontaktuppgifter. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Rättslig grund Ändamål 1a och 2: Den rättsliga grunden för behandlingen är vår rättsliga förpliktelse avseende arbetsmiljöansvar för byggarbetsplatser. Eftersom uppgifter om din hälsa utgör s.k. känsliga personuppgifter efterfrågar vi dessutom ditt samtycke för att behandla dem. Du har rätt att fritt återkalla ett sådant samtycke, med verkan för framtiden. Ändamål 1b samt 3-4: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att säkra bevisning om att vi fullgjort våra arbetsmiljöskyldigheter. Vi anser även att det är vårt berättigade intresse att kunna agera utifrån vilka som kan vara berörda av ett tillbud på någon av våra byggarbetsplatser samt att kunna kontakta anhöriga. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Lagringsperiod Ändamål 1-3: Uppgifterna används inte för ändamål 1-2 när byggarbetsplatsen upphört, men sparas för bevissäkring (och kan då komma att enligt processen för rättsliga anspråk nedan). Uppgifterna gallras 5 år efter att byggarbetsplatsen upphört. Ändamål 4: Anhöriglistan gallras när byggarbetsplatsen upphört. |
| Övrigt |
| Uppgift om dig som är närmast anhörig kommer från din anhörige. Uppgifterna om dig som är verksam på byggarbetsplatsen kan komma att lämnas ut till Arbetsmiljöverket.Det följer av lag att du ska medverka i arbetsmiljöarbetet, delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö, följa givna föreskrifter samt använda de skyddsanordningar och iaktta den försiktighet i övrigt som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall (3 kap. 4 § arbetsmiljölagen). Dessa krav följer även av ditt anställningsförhållande med din arbetsgivare och får anses gälla även gentemot oss såsom samordningsansvarig för våra byggarbetsplatser. Förutom uppgifter om närmast anhörig och uppgifter om din hälsa måste du därför lämna de aktuella uppgifterna till oss, annars kan arbetsrättsliga konsekvenser följa. Med anledning av vårt arbetsmiljöansvar kommer vi heller inte att släppa in dig på byggarbetsplatsen om du inte bekräftar att du fått del av arbetsmiljöplanen. På samma sätt kommer enbart personer som uppger sig ha relevant utbildning tillåtas utföra farliga uppgifter. Vidare kommer du, om du inte lämnar information om att du hanterar märkningspliktiga kemiska produkter, utsätta andra på byggarbetsplatsen och miljön för risker, vilket ytterst kan föranleda skadestånds- eller straffrättsliga anspråk mot dig om fara eller skada uppkommer.Om du som arbetar på någon av våra byggarbetsplatser även är enskild näringsidkare och anlitad av oss så följer det av vårt avtal med dig att du är skyldig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Om du inte gör det kan avtalsrättsliga konsekvenser följa. |
Personalliggare på byggarbetsplatser (verksam på våra byggarbetsplatser samt närmast anhörig)
| Ändamål |
| 1. a) Fullgöra förpliktelsen att hålla en samlad personalliggare för byggarbetsplatser tillgänglig för Skatteverket samt b) att därtill bevara densamma (uppgifter i grupp A och B nedan). 2. Möjliggöra en säker närvarokontroll samt ett lämpligt och effektivt agerande jämte effektiv rapportering, inklusive till närmast anhörig, vid händelse av en arbetsplatsolycka, eller liknande händelse, samt öka säkerheten på arbetsplatsen och främja ID06-systemets syften (såsom de beskrivs av ID06 AB) (uppgifter i grupp A-C nedan). 3. Bevissäkring om en olycka inträffar (uppgifter i grupp A-B nedan). |
| Behandlingar som utförs |
| Insamling vid in-/utpassering på byggarbetsplats (ingen förhandsregistrering krävs) och lagras. Används vid förande av personalliggare samt korrigeringar därav. Därtill vid kontroller av vem som är/varit på en byggarbetsplats vid arbetsplatsolyckor och vid kontakt med närmast anhörig samt vid inspektion från Skatteverket. |
| Kategorier av personuppgifter |
| A. Grundinformation: Namn och personnummer, anställningsnummer samt titel. Kortnummer, giltighetstid och PIN-kod.Kontaktuppgifter, inkl. hemadress. Arbetsgivare och företag verksam för (om annan är arbetsgivare) samt rättighets-/personalgrupp. Användarnamn, lösenord och språk. B. Inpasseringar: Aktuella arbetsplatser och gjorda kortläsningar. In- och utregistreringar på arbetsplats – inklusive om inne eller ute – samt ID06-kortets identitet och giltighet. GPS-position om in- och utregistrering via mobilapp. Om justerat i personalliggaren och tidpunkten därför. C. Övriga uppgifter: Närmast anhörig; namn, roll och kontaktuppgifter |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Rättslig grund Ändamål 1a: Den rättsliga grunden för behandlingen är vår rättsliga förpliktelse att hålla en samlad personalliggare på byggarbetsplatsen. Ändamål 1b: Den rättsliga grunden är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att bevara den samlade personalliggaren lika länge som följer av det lagkrav som gäller för respektive företag som är verksamt på arbetsplatsen, då uppgifterna i första hand sparas i byggherrens (vår) samlade personalliggare. Ändamål 2-3: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att kunna agera snabbt och effektivt vid ett tillbud på någon av våra byggarbetsplatser, inklusive att underrätta anhöriga. Vi anser även att det är vårt berättigade intresse att säkra bevisning vid händelse av en olycka. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Lagringsperiod Ändamål 1: Uppgifterna införda i personalliggare för respektive byggarbetsplats gallras löpande, när 2 år gått efter utgången av: det kalenderår då det för bolaget gällande beskattningsår, som uppgifterna hör till, gått ut. Ändamål 2-3: Uppgifterna används ej för detta ändamål när byggarbetsplatsen upphört (och gallras enligt 1 ovan). Om en olycka inträffar bevaras dock uppgifterna för bevissäkringsändamål (3) tills dess att det bedöms som osannolikt att ett rättsligt anspråk ska aktualiseras (uppgifterna kan således komma att användas enligt processen för rättsliga anspråk). |
| Övrigt |
| Uppgifterna kommer delvis från ID06 AB, när du checkar in/ut med din ID06-identitet på en byggarbetsplats. Uppgifterna i grupp A-B kan komma att lämnas ut till Skatteverket.Det finns inget krav, i lag eller avtal med oss, på att du ska lämna de aktuella uppgifterna till oss, och du är således inte skyldig gentemot oss att lämna de aktuella uppgifterna till oss på sådan grund. Men med anledning av vår och din arbetsgivares skyldighet att föra personalliggare kommer vi dock inte att släppa in dig på byggarbetsplatsen om du inte registrerar dig i den samlade personalliggaren. Av ditt anställningsavtal med din arbetsgivare kan dock följa att du är skyldig, gentemot din arbetsgivare, att lämna de aktuella uppgifterna till oss genom att använda personalliggaren och det kan då få arbetsrättsliga konsekvenser om du inte gör det.Om du som arbetar på någon av våra byggarbetsplatser även är enskild näringsidkare och anlitad av oss så följer dock av vårt avtal med dig att du är skyldig att lämna de aktuella uppgifterna till oss. Om du inte gör det kan avtalsrättsliga konsekvenser följa. |
Tvister och andra rättsliga anspråk, även polisanmälningar etc.
| Ändamål |
| Fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk relaterade till leverantörer och/eller byggarbetsplatser, inklusive initiering/medverkan i polisutredningar. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid fastställande av eller för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (t.e.x vid entreprenadtvister, arbetsplatsolyckor eller tvister ang. beställda varor/tjänster). |
| Kategorier av personuppgifter |
| Enskild näringsidkare/fysisk person (motpart): Namn, person-/org.nr. samt kontaktuppgifter. Ev. uppgifter i leverantörsavtalet och andra uppgifter i tvisteunderlaget samt uppgifter om vårt ev. anspråk. Kontaktperson företag (företaget motpart): Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag samt ev. uppgift om behörighet. Vittnen/ställföreträdare/ombud/övriga: Namn, kontaktuppgifter, ev. aktuellt företag och uppgift om behörighet. Uppgifter om inblandning och ev. utsaga/dokumentation. Alla: Uppgifter i dom/beslut. I förekommande fall uppgifter som krävs för polisanmälan, eller uppgifter som återfinns i underrättelser/handlingar från polisen. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att hantera rättsliga anspråk av aktuellt slag. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras när tvisten är slutreglerad eller, när så inte sker, när anspråket som tvisten bygger på är prekluderat, preskriberat eller när det bedöms som osannolikt att tvisten ska återaktualiseras. |
| Övrigt |
| Uppgifter om dig som är berörd av anspråket komma från oss eller andra inblandade aktörer, inkl. polisen. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till vårt eller motpartens/ditt juridiska ombud, eller till Kronofogdemyndigheten, Arbetsmiljöverket, Skatteverket, domstol eller polis.Det finns inget krav, i lag eller avtal med oss, på att du som är berörd av anspråket lämnar uppgifter till oss. Det finns således ingen skyldighet för dig att lämna uppgifter till oss och det kan inte få några konsekvenser för dig i vår relation om du inte gör det. För dig som omfattas av ett anspråk kan dock ett uppgiftslämnande föranleda att vi omprövar vårt anspråk. |
F.5 Våra övriga processer
Våra övriga processer (diverse aktörer, se respektive process nedan)
F.5.a Diverse kontaktpersoner
Kontaktpersoner till samarbetspartners, säljarens kontaktpersoner vid förvärv av fastigheter/företag samt styrelseledamöter i de bostadsrättsföreningar (BRF:er) som bildas för våra nyproduktioner.
| Ändamål |
| Kontaktpersoner samarbetspartners: Möjliggöra (enkla) samarbeten.Kontaktpersoner förvärv: Möjliggöra avtalsförhandlingar/avtalsingående/avtalsfullgörelse vid förvärv, inklusive (enkel) kontakt ang. förvärvet, samt säkra behörighet. DärtillStyrelseledamöter BRF:er: Förenkla kontakten under byggprocessen, vid överlåtelse av fastigheten till BRF:en samt i garantifrågor. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Uppgifter om säljarens kontaktpersoner vid förvärv används vid avtalsförhandling, behörighetskontroll, avtalsingående och avtalsfullgörelse, särskilt vid säljarkontakter. Uppgifter om kontaktpersoner till samarbetsparters används huvudsakligen vid kontakter med partnern. Uppgifter om styrelseledamöter i BRF:er används för löpande kontakt under byggprocessen och inför/vid överlåtelsen samt därefter vid behov vid kontakt i garantifrågor. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, företag/verksamhet, ev. uppgift om roll/behörighet samt kontaktuppgifter. Ev. uppgift om att personen företräder motparten i förvärvsförhandlingar/ingår/ingått avtal. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att sköta kontakten med våra samarbetspartners och potentiella/befintliga säljare genom en kontaktperson. På samma sätt anser vi att det är vårt berättigade intresse att sköta kontakten med de BRF:er som bildas för våra nyproduktioner, genom föreningens styrelseledamöter. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras enligt följande:Kontaktpersoner samarbetspartners: 1 år efter att samarbetet avslutats.Kontaktpersoner förvärv: När avtalsförhållandet fullgjorts. Avtalshandlingar bevaras dock så länge som avtalet är relevant för verksamheten. Korrespondens kring avtalet och avtalspreliminärer, såsom avtalsutkast, sparas så länge som garantibrist/reklamationsanspråk kan göras gällande. (Avtalen behandlas även som ett led i vår bokföring, se bokföring under leverantörer ovan.)Styrelseledmöter BRF:er: När garantitiden löpt ut. |
| Övrigt |
| Uppgifterna om dig kan komma från vår samarbetspartner, från BRF:en, vår motpart eller en annan kontaktperson.Det föreligger inget krav, i lag eller avtal med oss, för dig att lämna de aktuella uppgifterna om dig till oss. Du är således inte skyldig att göra det och det kan heller inte få några konsekvenser i vår relation med dig om du inte gör det. Dock föreligger ett krav på lämnande av dessa uppgifter för att vi ska ingå avtal med dig/ditt företag genom dig som företrädare eller fullmaktshavare; utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas. |
F.5.b Förvärvsundersökningar
| Ändamål |
| 1. Undersöka företag/fastigheter innan ev. köp därav för att bevaka K-Fasts rättsliga intressen och anspråk såsom köpare. 2. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
| Behandlingar som utförs |
| Vid undersökning inför ett möjligt köp av ett aktiebolag (”målbolag”) eller en fastighet. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Div. uppgifter om målbolagets/fastighetens interna och externa aktörer av relevans för en företags-/fastighetsundersökning. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att noggrant studera ett aktiebolag eller en fastighet innan vi köper det/den. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. |
| Övrigt |
| Uppgifterna kommer från målbolaget och eller säljaren. |
F.5.c Särskilt för bostadsrättsprojekt
Hantering av tecknade för bostadsrätter under uppförande/garantitid (du som har tecknat dig för någon av våra nyproduktioner)
| Ändamål |
| Utforma bostadsrätten utifrån den enskildes beställning av utformning/tillval, kontakt under byggprocessen samt hantering av garantifrågor (utifrån den enskilda lägenhetens beställda utformning/tillval). |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används för att utforma bostadsrätten utifrån den enskildesbeställning av utformning/tillval, för kontakt under byggprocessen samt för hantering av garantifrågor. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, kontaktuppgifter, aktuell lägenhet under produktion samt tillval/utrustning och ev. garantiärenden. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att ha en direktkontakt med dig som tecknat sig för en lägenhet vid någon av våra nyproduktioner samt hantera dina lägenhetsanpassningar och eventuella garantifrågor. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras när garantitiden för nyproduktionen löpt ut gentemot bostadsrättsföreningen. |
| Övrigt |
| Uppgifterna om dig kan även komma från din medtecknande, eller direkt från bostadsrättsföreningen. Vi kan komma att lämna de aktuella uppgifterna vidare till din bostadsrättsförening samt till våra leverantörer (för de aktuella ändamålen).Det finns inget krav i lag eller avtal med oss på att du lämnar de aktuella uppgifterna till oss, och du är således inte skyldig att lämna dessa uppgifter. För att vi ska kunna ha en dialog med dig kring din lägenhet, såsom kring tillval eller i garantifrågor, så måste du dock lämna de aktuella uppgifterna. Vi kommer annars att få de uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser gentemot din bostadsrättsförening, från föreningen. |
F.5.d Kameraövervakning och säkerhetsarbete
Kameraövervakning (du som passerar ett gemensamt utrymme i någon av våra fastigheter, eller någon av våra byggarbetsplatser, som enligt skyltning är kameraövervakat/d)
| Siter med kamerabevakning och (gemensamt) personuppgiftsansvarig |
| Byggarbetsplatser Tygelsjö 54:31 (Tygelsjö): Markbiten 2016 i Tygelsjö AB, 559046-2718 Hyreshus Dammsnäckan 2 (Malmö): K-Fast Malmö AB, 556980-3353 Höfånget 1 (Malmö): K-Fast Elinegård AB, 559094-9144 |
| Ändamål |
| Tygelsjö: Förhindra, utreda och beivra stölder och andra egendomsbrott. Dammsnäckan 2: Beivra stölder, skadegörelse och annan egendomsbrott. Höfånget 1: Beivra stölder, skadegörelse och annan egendomsbrott. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används för de åtgärder som följer av ändamålet för respektive site ovan, inklusive för utlämning när så anges under övrigt nedan.För följande siter sker digital bearbetning och detektion samt livegranskning av bilder/video:Tygelsjö (Securitas)För följande siter sker digital detektion och inspelning, men behandling (granskning) görs i efterhand pga förekommen incident (exempelvis att skadegörelse uppkommit), eller på begäran av av polis / rättsväsende.Dammsnäckan 2Höfånget 1 |
| Kategorier av personuppgifter |
| Bilder/filmer (utan ljud) som tas upp inom ramen för kameraövervakningen. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Rättslig grund Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Nedan anges det berättigade intresset för respektive site. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Tygelsjö: Mot bakgrund av tidigare inträffade stölder anser vi att det föreligger en sådan konkret hotbild för ytterligare egendomsbrott som utgör ett berättigat intresse för oss att kamerabevaka siten. Dammsnäckan 2 och Höfånget 1: Mot bakgrund av tidigare inträffade stölder och skadegörelse, så anser vi att det föreligger en sådan konkret hotbild för ytterligare egendomsbrott att det utgör ett berättigat intresse för oss att kamerabevaka siten. Lagringsperiod Tygelsjö: Bilder/video raderas löpande och senast inom 72 timmar. Dammsnäckan 2 och Höfånget 1: Bilder/video raderas löpande och senast inom två veckor.Därutöver gäller följande för alla siter:Vid konkret misstanke om att brott begåtts, eller kan komma att begås, lagras video/bilder så länge som det är nödvändigt för utredning och åtgärder med anledning av händelsen (utifrån ändamålen ovan). Detta kan även medföra ett utlämnande till behöriga myndigheter. (Om fråga om ett eget rättsligt anspråk uppkommer hanteras bilder/video enligt processen för fastställande av rättsliga anspråk.) |
| Övrigt |
| Filmer/bilder kan, vid misstanke om brott och/eller störningar, komma att lämnas till vårt juridiska ombud och/eller behöriga myndigheter.Det finns inget krav i lag på att du vistas på någon av de aktuella siterna och därmed blir kamerabevakad. I normalfallet föreligger heller inget krav härpå i avtal med oss, och du är således i normalfallet inte skyldig att låta dig bli fotograferad/filmad. Däremot kan du inte passera eller uppehålla dig på de ytor som enligt skyltning är övervakade, utan att hamna på bild/film. I vissa fall kan det dock följa av ditt uppdragsavtal med oss (om du är enskild näringsidkare), alternativt av din avtalsrelation med din arbetsgivare (som ingått uppdragsavtal med oss), att du måste utföra arbete på den bevakade platsen. Om du då inte gör det kan det få avtalsrättsliga konsekvenser för dig. Även om du är skyldig att vistas på ett kamerabevakat område så har du rätt att invända mot vår intresseavvägning (se mer om dina rättigheter under punkt K nedan). |
| Ändamål |
| Förebyggande av brott och komma till rätta med störningar samt bevissäkring. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid misstanke om brott, skadegörelse eller andra störningar. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Bilder/filmer (utan ljud) som tas upp inom ramen för kameraövervakningen. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att förebygga brott samt komma tillrätta med störningar i sådana gemensamma utrymmen som bedöms vara särskilt utsatta. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Bilder/video raderas löpande och senast inom en arbetsveckas tid. Vid misstanke om brott sker gallring när bilderna överlämnats till polisen. (Om fråga om störningar i boendet och/eller ett eget rättsligt anspråk uppkommer hanteras bilderna enligt processen för störningar i boendet och/eller fastställande av rättsliga anspråk.) |
| Övrigt |
| Filmer/bilder kan, vid misstanke om brott och/eller störningar, komma att lämnas till polisen eller vårt juridiska ombud. Det finns inget krav i lag eller avtal med oss på att du lämnar de aktuella uppgifterna till oss, och du är således inte skyldig att lämna dessa uppgifter. Däremot kan du inte passera eller uppehålla dig i de utrymmen som enligt skyltning är övervakade, utan att hamna på bild/film. |
Internt säkerhetsarbete (alla som är i elektronisk kontakt med oss)
| Ändamål |
| 1. Genomföra stickprov av anställds/konsulters inmatningar i verksamhetssystem (exkl. e-post och innehåll i lagrade filer i sådana system) för att säkerställa efterlevnad av anvisningar för informationshantering. 2. Utredning vid misstanke mot anställd/konsult om brott mot koncernens policys, eller de regelverk som dessa bygger på, alt. misstankar om illojalt eller brottsligt agerande. |
| Behandlingar som utförs |
| Uppgifterna samlas in och lagras: 1. Vid löpande stickprovskontroller av information som anställd/konsult matat in i K-Fasts verksamhetssystem (exkl. e-post och innehåll i lagrade filer i verksamhetssystem) 2. Vid konkret misstanke om agerande från anställd/konsult som strider mot interna policys eller centrala regelverk för verksamheten som dessa policys bygger på, inklusive (men inte uteslutande) skyddet för företagshemligheter och förbudet mot dataintrång. Vid konkret misstanke om illojalt eller brottsligt agerande av anställd/konsult, inkl. brott mot lagen om företagshemligheter och lagen om straff för marknadsmissbruk på värdepappersmarknaden (insiderbrott, obehörigt röjande av insiderinformation etc.). Uppgifterna används: 1. Vid löpande stickprovskontroller av inmatningar i verksamhetssystem. 2. Vid utredning av sådana misstankar som beskrivs ovan, under kortast möjliga tid. |
| Kategorier av personuppgifter |
| 1. Uppgifter som anställd matat in i verksamhetssystem (ej e-post eller innehåll i lagrade filer i sådana system). 2. Innehållet i korrespondens/internettrafik med oss och/eller filer hos oss. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att genom den sortens granskningar som anges ovan säkerställa att våra anställda centrala regelverk för verksamheten. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifter som inte föranleder åtgärder gallras inom några dagar efter avslutad utredning. (Om fråga om ett rättsligt anspråk/polisanmälan uppkommer, där uppgifterna om dig som är extern part är nödvändiga för anspråket, hanteras relevanta uppgifter enligt processen för fastställande av rättsliga anspråk.) |
| Övrigt |
| Uppgifterna om dig kan komma från oss eller annan extern part. Pågående utredningar med relevant underlag kan komma att lämnas vidare till vårt juridiska ombud eller rättsvårdande myndigheter.För frågan om du måste lämna dina uppgifter till oss: se respektive process. |
F.5.e Visselblåsning
Visselblåsning
| Ändamål |
| K-Fastkoncernen har en skyldighet enligt visselblåsarlagen (2021:890) att ha rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning av en rapport om missförhållande av allmänt intresse inom ett specifikt bolag i koncernen. |
| Behandlingar som utförs |
| Personuppgifter insamlas och lagras.Behandlingen av personuppgifter i rapporteringskanalerna sköts av en begränsad krets av personer. I vissa fall kan personuppgifter behöva delas med personer som inte ingår i denna krets, till exempel polis eller åklagare, personalavdelning eller juridiska avdelning. Personuppgifter kan också behöva delas internt inom verksamheten för att åtgärda missförhållanden. För att säkerställa skyddet av dina personuppgifter och tillgodose dina grundläggande rättigheter har K-Fastkoncernen implementerat åtgärder för att begränsa tillgången till personuppgifter. Endast behöriga personer har tillgång till personuppgifterna och endast i den utsträckning som är nödvändig för att utföra sina arbetsuppgifter i samband med visselblåsningar. Personuppgifter som inte är relevanta för handläggningen av en rapport samlas inte in och eventuella oavsiktligt insamlade personuppgifter raderas snarast möjligt. Personuppgifterna behandlas manuellt och inga automatiserade beslut fattas.Behandlingen av personuppgifter begränsas till de personuppgifter som strikt och objektivt är nödvändiga för att verifiera legitimiteten i de rapporterade missförhållandena. Endast relevanta och nödvändiga uppgifter samlas in, och eventuellt insamlade uppgifter som inte är relevanta raderas så snart som möjligt. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, uppgift om person |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| K-Fastkoncernen har en skyldighet enligt visselblåsarlagen (2021:890) att ha rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning av en rapport om missförhållande av allmänt intresse inom ett specifikt bolag i koncernen.Personuppgiftsbehandlingen för specifik visselblåsning ägs av det bolag i K-Fastkoncernen som rapportör anger att det skett missförhållanden i. Personuppgifterna lagras i Visslans krypterade och lösenordskyddade system.Personuppgifter i ett uppföljningsärende behandlas endast så länge det är nödvändigt för ändamålet och sparas inte längre än två år efter avslutat ärende. Lagring och radering sker i enlighet med tillämpliga lagar och föreskrifter. |
| Övrigt |
| Visselblåsningar hanteras genom ett tredjepartssystem (molnlösning) som ägs av en extern leverantör, Visslan (https://www.visslan.com). Visslan säkerställer anonymitet för visselblåsaren om denne väljer att vara anonym samt en säker hantering av rapporter som lämnas via systemet. K-Fastkoncernen har etablerat ett personuppgiftsbiträdesavtal med Visslan för att säkerställa skyddet av personuppgifterna. Rapporter och efterföljande kommunikation mellan ett bolag i K-Fastkoncernen och rapportören är krypterade och skyddade med lösenord. Inom K-Fastkoncernen har ingen möjlighet att ta reda på identiteten på den som rapporterar anonymt. |
Hyresgästens egen visning av lägenheten
| Ändamål |
| Låta utflyttande hyresgäst genomföra visning av lägenheten. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas när nuvarande hyresgäst önskar ombesörja visning av lägenheten själv och lagras. Skrivs ut och lämnas till presumtiv hyresgäst för att överenskomma tid för visning. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn och lägenhet samt kontaktinformation. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse av att låta nuvarande hyresgäst själv ombesörja visning, när hyresgästen önskat det. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras omgående efter genomförd visning. |
| Övrigt |
| Uppgifterna lämnas ut till den presumtiva hyresgästen i enlighet med vår överenskommelse med dig. Det är helt valfritt att själv visa lägenheten, och lämna aktuella uppgifter till oss för vidareförmedling, och det har inga andra konsekvenser om du inte vill det, än att vi då har rätt att få tillgång till lägenheten för att ombesörja visning. |
F.5.f Sociala medier, inkommande e-post och nyhetsbrev för investerare
Sociala medier
| Ändamål |
| Möjliggöra interaktion med K-Fast på sociala medier, i varumärkesstärkande syfte. |
| Behandlingar som utförs |
| Uppgifterna samlas in och lagras hos tjänsteleverantören. De visas och delas på sociala medier. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Uppgifter i kommentarer och inlägg som andra än vi själva gör på våra sidor på sociala medier. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att låta omvärlden interagera med oss på sociala medier. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Olämpliga meddelanden gallras omgående. I övrigt sker gallring när innehållet inte längre speglar vår verksamhet på ett korrekt sätt. |
| Övrigt |
| Uppgifterna om dig kan komma från en annan avsändare än dig, t.ex. när någon omnämner dig i en kommentar. Det finns ingen skyldighet för dig att lämna uppgifter om dig på våra sidor på sociala medier, och det kan inte få några konsekvenser i vår relation om du inte gör det. |
Inkommande e-post – inklusive via mailformuläret på k-fastigheter.se/kontakt
| Ändamål |
| Hantera inkommande e-post. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid öppnande, genomgång och bedömning av inkommande e-post. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Avsändarens namn, kontaktuppgifter, innehållet i mailet i övrigt (när innehållet avser en fysisk person). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att hantera inkommande e-post (när annan relation med avsändaren saknas). Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras en (1) månad efter mottagandet. |
| Övrigt |
| Du kan vara omnämnd i e-post som någon annan skickat till oss. När du inte har någon annan relation till oss finns ingen skyldighet för dig att kontakta oss, och det kan heller inte få några konsekvenser i förhållande till oss om du inte kontaktar oss. (Om du har en relation till oss: se respektive process därom.) |
Nyhetsbrev för investerare
| Ändamål |
| Att tillhandahålla den information som prenumeranten önskar samt att administrera prenumerationen. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid prenumerationsutskick och när prenumeranten besöker sidan för inställningarna för prenumerationen. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, e-post, språk samt val av utskick (i anmälningsformulär och via sidan för inställningar för prenumerationen). |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är ditt samtycke. Du har rätt att fritt återkalla detta samtycke, med verkan för framtiden.Personuppgifterna gallras när samtycket återkallas (dvs. när prenumerationen avslutas). Prenumerationer som inte har bekräftas inom 25 dagar tas dock bort då. |
| Övrigt |
| Det finns inget krav eller någon skyldighet för dig att prenumerera på våra nyhetsbrev för investerare, och det har heller inga konsekvenser för dig – utöver att du kan missa den information som vi skickar ut – om du inte gör det. |
F.5.g Hantering av vem som är styrelseledamot/VD/revisor/särskild firmatecknare
| Ändamål |
| 1. Utse och administrera bolagsfunktionärer och bolagsorgan. 2. Anmäla utsedda bolagsfunktionärer till Bolagsverket. 3. Bevissäkring för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid registrering/ändring hos Bolagsverket samt för att veta vem som ingår i/utgör bolagsorgan/bolagsfunktionärer. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, personnummer, kopia på ID-handling (för styrelseledamot/VD/särskild firmatecknare), kontaktuppgifter (inklusive postadress), roll/behörighet. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Ändamål 1-2: Den rättsliga grunden för behandlingen är vår rättsliga förpliktelse att utse och anmäla revisor samt att anmäla andra bolagsfunktionärer. För utseende/administration av andra funktionärer än revisor är den rättsliga grunden en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att administrera våra bolagsorgan. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. Ändamål 3: Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att ha historik över våra bolagsfunktionärer för att kunna hantera interna och externa rättsliga anspråk. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna om nuvarande och tidigare bolagsfunktionärer bevaras så länge som de kan anses ha relevans för potentiella rättsliga krav. Därefter gallras de. |
| Övrigt |
| Vi lämnar ut uppgifterna till Bolagsverket, som gör dem allmänt tillgängliga. Om du vill utses till bolagsfunktionär och vi ska ingå avtal med dig därom, måste du lämna de aktuella uppgifterna till oss; annars kan avtalsrelationen inte fullföljas (och vi kan heller inte registrera dig). |
F.5.h Tillståndsbeslut etc.
Processer avseende tillstånd och bygglov
| Ändamål |
| Söka, erhålla och kunna uppvisa nödvändiga tillstånd och bygglov. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används i ansökningsprocesser avseende div. tillstånd samt vid användning av tillståndsbeslut. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn, arbetsgivare/myndighet samt roll/funktion, kontaktuppgifter och ev. att beslutsfattare. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse ansöka om tillstånd och bygglov samt nyttja tillståndsbeslut. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Kontaktuppgifter som inte är angivna i beslut gallras när ärendet är avslutat ochhar vunnit laga kraft. Beslut sparas så länge som de kan vara relevanta för verksamheten och framtida rättsliga anspråk. |
| Övrigt |
| Uppgifterna kan komma från myndigheten och kan komma att lämnas ut till andra myndigheter, våra extern kontaktperson, konsulter och/eller ombud. Det kan följa av författning och/eller ditt anställningsavtal att du som är ansvarig handläggare/beslutsfattare är skyldig att lämna de aktuella uppgifterna till oss och att offentligrättsliga- och/eller arbetsrättsliga konsekvenser annars kan följa. |
F.5.i Rekrytering (arbetssökande och sökande till uppdrag som hos oss utstationerad konsult samt referenspersoner)
| Ändamål |
| 1. Rekrytering av ny personal/utstationerade konsulter. 2. Bevissäkring relativt tvister avseende rekryteringar / som tvisteunderlag |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används som underlag vid rekrytering samt vid ev. tvist. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Namn och kontaktuppgifter. Kompetensuppgifter; uppgifter om utbildning, kompetens m.m. i CV jämte överlämnat skriftligt underlag (betyg, utbildningsintyg, tjänstgöringsintyg) Övriga uppgifter som lämnas i personligt brev Uppgifter från referenser; referensens namn, arbetsgivare och uppgifter om den sökande Ev. minnesanteckningar från intervjuer, inklusive anspråk på lön och förmåner etc. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att rekrytera ny personal/utstationerade konsulter. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning. I den mån dina känsliga personuppgifter behandlas under rekryteringsprocessen så att de faller under Dataskyddsförordningen (GDPR) kommer vi att efterfråga ditt samtycke därtill. Du har rätt att fritt återkalla ett sådant samtycke, med verkan för framtiden.Uppgifterna avseende dig som är sökande används för rekrytering (ändamål 1) till dess att tjänsten tillsatts (bindande anställningsavtal ingåtts och anställningen inletts). För dig som anställs/anlitas gallras dock uppgifterna först efter 5 år, dock senast vid anställningens upphörande. |
| Övrigt |
| Uppgifter om dig som är referensperson kan komma från den sökande. Uppgifter om dig som är sökande kan komma från referenser eller, om du söker ett utstationerat uppdrag, din arbetsgivare. I vissa fall anlitar vi ett externt rekryteringsföretag, varför uppgifterna kan komma från det bolaget och/eller lämnas ut till det bolaget (i rekryteringsändamål och med stöd i en intresseavvägning).Det finns inget krav i lag eller avtal med oss om att du söker en tjänst och lämnar de aktuella uppgifterna om dig till oss. För att vi ska överväga att ingå avtal med dig (eller, för konsulter, avseende dig) kräver vi dock att du gör så. |
F.5.j Personuppgiftsflödet inom koncernen
Delning av personuppgifter inom koncernen
| Ändamål |
| Möjliggöra centraliserad administration av kunder/hyresgäster, leverantörer, anställda och övriga. |
| Behandlingar som utförs |
| De behandlingsåtgärder som anges för respektive process i denna policy. |
| Kategorier av personuppgifter |
| De uppgifter som anges för respektive process i denna policy. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning som avser själva delningen samt en intresseavvägning som avser mottagande bolags behandling av personuppgifterna. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att överföra personuppgifter inom koncernen för administrativa ändamål och att låta anställda i våra olika koncernbolag behandla dessa personuppgifter för de ändamål som anges för respektive process. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Uppgifterna bevaras inte för själva utlämnandet i sig.Mottagande koncernbolag gallrar informationen enligt vad som anges för respektive process i denna policy. |
| Övrigt |
| För övrig information; se respektive process ovan. |
F.5.k Övriga tvister
| Ändamål |
| Fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, inklusive initiering/medverkan i polisutredningar. |
| Behandlingar som utförs |
| Insamlas och lagras. Används vid fastställande av eller för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
| Kategorier av personuppgifter |
| Enskild näringsidkare/fysisk person (motpart): Namn, person-/org.nr. samt kontaktuppgifter. Ev. uppgifter i avtalet med motparten och andra uppgifter i tvisteunderlaget samt uppgifter om vårt ev. anspråk. Kontaktperson företag (företaget motpart):Namn, kontaktuppgifter och aktuellt företag samt ev. uppgift om behörighet. Vittnen/ställföreträdare/ombud/övrigaNamn, kontaktuppgifter, ev. aktuellt företag och uppgift om behörighet. Uppgifter om inblandning och ev. utsaga/dokumentation. Alla: Uppgifter i dom/beslut. I förekommande fall uppgifter som krävs för polisanmälan, eller uppgifter som återfinns i underrättelser/handlingar från polisen. |
| Rättslig grund och lagringsperiod |
| Den rättsliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi anser att det är vårt berättigade intresse att hantera rättsliga anspråk av olika slag. Du har rätt att invända mot denna intresseavvägning.Personuppgifterna gallras när tvisten är slutreglerad eller, när så inte sker, när anspråket som tvisten bygger på är prekluderat, preskriberat eller när det bedöms som osannolikt att tvisten ska återaktualiseras. |
| Övrigt |
| Uppgifter om dig som är berörd av anspråket komma från oss eller andra inblandade aktörer, inkl. polisen. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till vårt eller motpartens/ditt juridiska ombud, eller till Kronofogdemyndigheten, Arbetsmiljöverket, Skatteverket, domstol eller polis.Det finns inget krav, i lag eller avtal med oss, på att du som är berörd av anspråket lämnar uppgifter till oss. Det finns således ingen skyldighet för dig att lämna uppgifter till oss och det kan inte få några konsekvenser för dig i vår relation om du inte gör det. För dig som omfattas av ett anspråk kan dock ett uppgiftslämnande föranleda att vi omprövar vårt anspråk. |
