Integritetspolicy

Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person är en personuppgift. Väldigt mycket är således att se som personuppgifter. Hit hör inte bara namn och adress, utan även exempelvis uppgifter om en identifierbar persons ekonomi och upptagningar i bild och ljud.

I princip allt som sker med en personuppgift ses som personuppgiftsbehandling. Detta innefattar bland annat inhämtning, lagring, hantering, delning och radering. All digital hantering utgör behandling och i vissa fall även analog sådan.

För behandling av personuppgifter gäller vissa regler. I denna policy beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs nedan är:

För hyresgäster: det bolag inom K-Fast-koncernen som finns angivet på ditt hyreskontrakt och dina fakturor.

För potentiella hyresgäster: K-Fast Holding AB, 556827-0390, är personuppgiftsansvarig för intresseanmälningar och uthyrningsprocessen. Ansvarig från och med det att vi lämnat ett erbjudande om att teckna hyreskontrakt och för avtalsingåendet (inkl. ev. förhandling om avtalsvillkor) är det koncernbolag som äger fastigheten (anges bl.a. på hyreskontraktet).

För leverantörer och leverantörers kontaktpersoner: det bolag inom K-Fast-koncernen som du eller ditt företag ingått avtal med. Detta framgår av leverantörsavtalet.

För kameraövervakning är det bolag inom K-Fastkoncernen som äger den aktuella fastigheten personuppgiftsansvarig. Vilket bolag detta är för respektive adress anges nedan under kameraövervakning.

För bolagsfunktionärer är det bolag som du är funktionär i personuppgiftsansvarig.   

För alla övriga behandlingar är K-Fast Holding AB, 556827-0390, personuppgiftsansvarig.

Om du är osäker på vilket bolag som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, så kontakta oss så hjälper vi dig.

När ett dotterbolag är personuppgiftsansvarig är dessutom K-Fast Holding AB, 556827-0390, gemensamt personuppgiftsansvarig med dotterbolaget. Dotterbolagen och K-Fast Holding AB har överenskommit att K-Fast Holding AB har det primära ansvaret för att fullgöra skyldigheterna enligt dataskyddsförordningen och angränsande författningar om personuppgiftsbehandling. Som gemensam kontaktpunkt har bolagen utsett K-Fast Holding AB.

I denna policys används K-Fast som gemensam benämning på de personuppgiftsansvariga bolagen.

K-Fasts postadress är Bultvägen 7, 281 43 Hässleholm. Du kan även kontakta oss på 010-330 00 69 eller [email protected]

I de flesta fall är det du själv som lämnat dina uppgifter till oss. Om du är kontaktperson för ett företag (juridisk person eller enskild näringsidkare) kan uppgifterna om dig även komma från företaget eller en annan kontaktperson. Uppgifter om dig som är enskild näringsidkare kan komma från en kontaktperson. På samma sätt kan uppgift om dig som är medsökande till en lägenhet/p-plats komma från den andra sökanden och uppgifter om dig som hyr en lägenhet/p-plats komma från en person som också står med i hyreskontraktet. Uppgifter om dig som arbetar för någon av våra entreprenörer på våra byggarbetsplatser eller i våra fastigheter kan komma från din arbetsgivare (ofta genom någon av dina kollegor).

Vissa uppgifter uppkommer först när vi ingår ett avtal med dig, såsom uppgifter om vilken lägenhet som hyrs ut och hyran i ett hyresavtal. Uppgifter om huruvida betalning skett av hyra/fakturor kommer från vår bank.

Om uppgifterna i övrigt kommer från någon annan än från dig, så kommer det att anges nedan (under punkt F). När inget annat anges är det således så att uppgifterna kommer från dig, eller någon av dem som nyss nämnts ovan.

Som utgångspunkt föreligger inget krav på dig i lag eller avtal med oss, eller skyldighet för dig, att lämna några av dina uppgifter till oss, och det kan heller inte att få några konsekvenser om du väljer att inte lämna dem.

Om du vill anmäla ditt intresse att hyra hos oss måste du dock lämna vissa personuppgifter om dig själv. Det är frivilligt för dig att lämna dessa uppgifter, men om du inte gör det kan vi inte registrera dig som intresserad. Detsamma gäller för att vi ska kunna ta emot en intresseanmälan avseende ett företag från dig som är kontaktperson. Det är dock helt frivilligt att samtycka till marknadsföring i samband med en intresseanmälan.

Vidare gäller att du som kommer i fråga för att hyra en lägenhet av oss måste presentera visst underlag och lämna referenser (se punkt F.2 nedan). Det är givetvis frivilligt att lämna dessa uppgifter, men vi kräver att du gör så för att vi ska välja att ingå hyresavtal med dig. På samma sätt är det valfritt att tacka ja till ett erbjudande om visning, genom att anmäla sig till visningen. Av säkerhetsskäl kräver vi dock att du anmäler dig för att du ska få komma på visningen.

Även för att vi ska kunna ingå ett hyresavtal med dig måste du (frivilligt) lämna vissa uppgifter (se nedan); utan uppgifterna kan avtalsrelationen inte fullföljas. Detsamma gäller för att vi ska kunna ingå ett hyres-, leverantörs- eller förvärvsavtal med ditt företag genom dig som kontaktperson. Det är i övrigt valfritt för dig som är kontaktperson till ett företag att lämna uppgifter om dig till oss, men det är nödvändigt om du ska företräda ditt företag i frågor som rör hyresförhållandet.

Nedan (under punkt F) kommer anges om det för dig som är hyresgäst och för andra berörda personer finns ett krav på att du lämnar dina uppgifter till oss, eller en skyldighet att göra så. Där kommer även de möjliga följderna av att du i ett sådant fall inte lämnar uppgifterna att anges. Om det inte anges något om huruvida du måste lämna uppgifterna till oss så är det inte du som tillhandahållit oss uppgifterna.

Liksom andra företag använder vi oss av vår bank för att få betalt och sköta våra betalningsströmmar och vår revisor reviderar vår bokföring. Dessa aktörer är personuppgiftsansvariga för sin behandling. Vår delning av dina uppgifter med dessa aktörer sker enbart för sådana ändamål som anges nedan (nämligen avtalsfullgörelse/fakturering respektive bokföring/revision). Vidare delar vi dina personuppgifter inom K-Fast-koncernen, på det sätt som beskrivs nedan (under punkt F.5). Nedan (under punkt F) anges även några ytterligare fall där vi delar dina personuppgifter.

Härutöver har vi anlitat ett antal personuppgiftsbiträden, som behandlar dina uppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner. Vilka dessa biträden är anges nedan (under punkt H).

Vi kommer inte att i övrigt lämna de personuppgifter vi behandlar såsom personuppgiftsansvarig vidare till någon annan, om vi inte måste lämna dem till en myndighet i enlighet med en rättslig förpliktelse för att bevaka våra juridiska rättigheter.

I tabellerna på undersidan som du hittar via länken till nedan anges vilka av dina personuppgifter som vi behandlar, ändamålet med behandlingen, på vilket sätt personuppgifterna behandlas, den rättsliga grunden för behandlingen samt hur länge vi sparar uppgifterna. Tänk på att samma uppgifter kan användas i olika processer (”boxar” på undersidan) och då för olika ändamål och med olika lång gallringstid. Att gallring sker inom ramen för en process innebär således inte att uppgifterna inte kan finnas kvar hos oss, inom ramen för en annan process. Exempelvis sparas hyresavier (och de uppgifter som finns däri) i vår bokföring långt efter det att hyresgästen flyttat ut och övriga uppgifter gallrats.

Läs mer om hur vi hanterar dina personuppgifter

Personuppgifterna, som K-Fast behandlar i egenskap av personuppgiftsansvarig, kommer endast att användas för de ändamål som angetts i denna integritetspolicy. Uppgifterna kommer inte att på vårt initiativ användas för automatiskt beslutsfattande eller så kallad profilering av dig.

All information som vi samlar in med hjälp av cookies på vår hemsida är anonym och innehåller inte några av dina personuppgifter, såsom exempelvis namn, ip-adress eller e-postadress. Information om dig som besöker vår hemsida kan inte spåras av oss.

För att ta del av hela vår cookie-policy, klicka här.

För det fall K-Fast anlitar personuppgiftsbiträden eller personuppgiftsunderbiträden för behandling av personuppgifter kommer sådan behandling att ske på vårt uppdrag och i enlighet med våra instruktioner.

K-Fast har följande biträden som behandlar de nu aktuella personuppgifterna åt oss:

1. IT-infrastruktur (exempelvis IT-support och telefoniväxel)
2. Fastighetsförvaltningssystem (molnlösning)
3. Ekonomisystem/fakturascanning (molnlösning)
4. System för fullgörande av förpliktelser enligt insiderreglerna (molnlösning)
5. System för elektroniska personalliggare och backup därav (molnlösningar)
6. System för avtalsupprätande och avtalssignering (molnlösningar)
7. E-post (molnlösning)
8. Dokumenthanteringssystem (molnlösning)

Vi kommer inte att överföra dina uppgifter till länder utanför EU/EES.

Nedan följer en översikt över dina rättigheter. Observera att samtliga förutsättningar för, och undantag från, dessa rättigheter inte återges.

Rätt till information samt tillgång till information (”registerutdrag”)

Du har rätt till information om vilka av dina personuppgifter vi som personuppgiftsansvariga behandlar m.m. Den rätten tillgodoses genom denna policy. Du har även rätt att få tillgång till personuppgifterna och vissa ytterligare uppgifter om behandlingen (registerutdrag).

Rätt till rättelse

Du har rätt att vända dig till oss och få personuppgifter som avser dig och som är felaktiga rättade. Du har även rätt att komplettera personuppgifter som är ofullständiga, när detta är relevant med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

Rätt till radering

Du har under vissa förutsättningar rätt till radering av dina personuppgifter. Vi har dock rätt att i vissa fall neka en begäran om radering, bl.a. om det föreligger legala skyldigheter som utgör hinder mot sådan radering.

Rätt till begränsning av behandling

Vidare har du i vissa fall rätt till att begära begränsning av vår behandling. Med begränsning menas att personuppgifterna markeras, så att de under viss tid endast behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätt till dataportabilitet

Du har även en sådan rätt att begära att de uppgifter som du lämnat till oss, och där vår behandling grundar sig på ditt samtycke eller ett avtal med dig, överförs till dig. Om en överföring direkt till en tredje part är tekniskt möjlig kan du istället välja detta.

Rätt att invända

Du har rätt att invända mot de behandlingar som vi stödjer på en intresseavvägning, eller på att vi utför en uppgift av allmänt intresse, och åberopa skäl som hänför sig till din specifika situation. Som personuppgiftsansvarig är det därefter upp till oss att påvisa tvingande skäl för vår behandling, som väger tyngre än dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter (vi har dock en rätt att behandla dina personuppgifter för att tillvarata våra eventuella rättsliga anspråk).

Du har alltid rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som används för direkt marknadsföring, varvid behandlingen måste upphöra (för marknadsföringsändamål).

Rätt att slippa automatiserat beslutsfattande och profilering

Du har rätt att slippa beslut som grundar sig på automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, som har rättsliga följder för dig eller annars i betydande grad påverkar dig.

Rätt att återkalla samtycke

När en personuppgiftsbehandling grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som återkalla detta samtycke, med verkan för framtiden.

Utövande av dina rättigheter

För att utöva någon av dessa rättigheter kan du vända dig till oss på någon av de kontaktuppgifter som anges ovan. Kontakta oss om du behöver hjälp, så hjälper vi dig.

Klaga

Du har även en rätt att klaga på vår hantering av personuppgifter hos en tillsynsmyndighet för personuppgiftsfrågor. Om du bor, arbetar eller anser att den felaktiga hanteringen inträffat i Sverige så har du rätt att vända dig till den svenska tillsynsmyndigheten, som för närvarande heter Datainspektionen.

För det fall att denna policy ändras medan vi fortfarande behandlar dina personuppgifter kommer vi underrätta dig, i den utsträckning som krävs enligt gällande dataskyddslagstiftning. Om det sker en central förändring i vår behandling, eller om ändringen annars kan komma att få en relevant och betydande påverkan på dig, kommer en sådan obligatorisk underrättelse att göras redan innan den nya versionen börjar tillämpas.

Version: juni 2019.